Beantwoorden vragen en klachten van media, burgers en bedrijven

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Beantwoorden vragen en klachten van media, burgers en bedrijven in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Tijdige beantwoording van vragen van media, burgers en bedrijven (e-mail burger en burgerbrief overig) door SodM en zo nodig doorgeleiding naar overige Rijksorganisaties. Opgelegd doel van Tweede Kamer (sinds 2012) is minimaal 80% tijdige beantwoording per jaar.
Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Burgers en bedrijven die een brief of e-mail sturen dan wel telefonisch contact opnemen.

  • Gegevens: Naam, adres, woonplaats (NAW), e-mail adres, telefoonnummer en de inhoud van de brief of e-mail of telefoongesprek.
  • Verzameldoel: Tijdige beantwoording van vragen van burgers en bedrijven (e-mail burger en burgerbrief overig) door SodM en zo nodig doorgeleiding naar overige Rijksorganisaties. Opgelegd doel van Tweede Kamer (sinds 2012) is minimaal 80% tijdige beantwoording per jaar.
  • Bewaartermijn: 5 jaar, tenzij WOB-verzoeken: 10 jaar.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Media die een brief of e-mail sturen dan wel telefonisch contact opnemen.

  • Gegevens: Naam, adres, woonplaats (NAW), e-mail adres, telefoonnummer en de inhoud van de brief of e-mail of telefoongesprek.
  • Verzameldoel: Tijdige beantwoording van vragen van media door SodM en zo nodig doorgeleiding naar overige Rijksorganisaties.
  • Bewaartermijn: Na afhandeling van vragen van de media worden de gegevens niet bewaard.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Behandelaars van telefoongesprekken, brieven en e-mails bij SodM. Deze kunnen in beginsel door alle operationele medewerkers van SodM worden behandeld.
  • Medewerkers SodM/Informatiemanagement belast met toepassen Archiefwet.
  • Behandelaars van telefoongesprekken, brieven en e-mails overige Rijksonderdelen. Deze kunnen door alle operationele medewerkers van SodM worden behandeld.
  • Vragen van de media worden uitsluitend behandeld door de woordvoerders/communicatiemedewerkers van SodM.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de inspecteur-generaal der mijnen

Bezoekadres

Henri Faasdreef 312
2492JP DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 24037
2490AA DEN HAAG
NEDERLAND

Referentie

Verwerkingsnummer: M340
Type: Primair