Behandelen digitale documenten Staatstoezicht op de Mijnen (DoMuS e.a.)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Behandelen digitale documenten Staatstoezicht op de Mijnen (DoMuS e.a.) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. Uitoefening van het openbaar gezag : https://www.sodm.nl/over-ons
    Taak van algemeen belang
  • De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten (waaronder o.a. het opstellen van inspectierapporten, ongevalsrapporten, PV’s en boeterapporten, besluiten: o.a. verzoeken tot handhaving, beschikkingen).
    Taak van algemeen belang
  • Functioneel en technisch beheer DoMuS.
    Voor het beheer van het document management systeem is het noodzakelijk dat beheerders toegang hebben tot de gegevens.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Afzenders van de documenten en eventuele overige personen die in het document genoemd worden

  • Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document
  • Verzameldoel: Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten.
  • Bewaartermijn: 10 jaar na inspectie, (fysieke) controle of onderzoek door SodM.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers SodM die de documenten ontvangen en behandelen

  • Gegevens: Naam, functie, organisatie-onderdeel, telefoonnummer, e-mailadres
  • Verzameldoel: Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten (waaronder o.a. het opstellen van inspectierapporten, ongevalsrapporten, PV’s en boeterapporten).
  • Bewaartermijn: 10 jaar na inspectie, (fysieke) controle of onderzoek door SodM.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Medewerkers informatiemanagement SodM voor toepassen Archiefwet- en regelgeving.
  • Team DoMuS belast met functioneel en technisch beheer (waaronder autoriseren) van DoMuS t.b.v. SodM.
  • Behandelaar van het document in DoMuS.
  • Medewerkers postkamer voor de verzending van papieren correspondentie (digital born).
  • DICTU Technisch beheer DOMUS

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de inspecteur-generaal der mijnen

Bezoekadres

Henri Faasdreef 312
2492JP DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 24037
2490AA DEN HAAG
NEDERLAND

Referentie

Verwerkingsnummer: M333
Type: Primair