Behandelen papieren documenten

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Behandelen papieren documenten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.
  • Vorming van papieren dossier en beheer daarvan
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.
  • Aanmaak, behandeling en afdoening van documenten
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Afzenders

  • Gegevens: Naam, adres, woonplaats, email, telefoonnummer, inhoud van de correspondentie
  • Verzameldoel: Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
  • Bewaartermijn: De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt of 10 jaar in het geval van WOB verzoeken. De verantwoordelijke beoordeelt uiteindelijk hoe lang de documenten worden bewaard.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Personen die in de documenten worden genoemd

  • Gegevens: Naam, contactgegevens en inhoud van de correspondentie of het document
  • Verzameldoel: Aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
  • Bewaartermijn: De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt of 10 jaar in het geval van WOB verzoeken. De verantwoordelijke beoordeelt hoe lang de gegevens worden bewaard.
  • Bron: De persoonsgegevens van de ontvanger en eventuele individuen die in het document genoemd worden komen als bron vanuit de afzender.
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Behandelaren binnen het ministerie EZK zijn ook belast met het beheer en de overdracht van de dossiers aan Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting /team Digitale Informatievoorziening voor archivering (M271) of voor personele documenten naar P-Direkt (zie voor reguliere proces M172)
  • Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting /team Digitale Informatievoorziening en Functioneel Beheer & Regie team DoMuS belast met de ondersteuning van dossiervorming
  • Afzender van de documenten
  • DICTU belast met het technisch beheer van systemen voor dossiervorming

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verdeling verantwoordelijkheid

Iedere medewerker van ministerie EZK/LNV kan een papieren document aanmaken of behandelen dat persoonsgegevens bevat. Ieder Hoofd van Dienst is binnen zijn werkterrein de verantwoordelijke voor deze persoonsgegevens.

Referentie

Verwerkingsnummer: M239
Type: Primair

Gerelateerde verwerkingen