Inkoop: offerteaanvraag tot opdrachtverlening

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Inkoop: offerteaanvraag tot opdrachtverlening in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Het aanvragen van offertes en inkooporders voor diensten en producten
    Uitvoering overeenkomst
  • Het verlenen en vastleggen van opdrachten aan leveranciers.
    Uitvoering overeenkomst
  • Het vormen en bijhouden van financiële dossiers ter controle van accountantsdienst. Verantwoording op grond van de Comptabiliteitswet waaronder het doen uitoefenen van accountantscontrole door de ADR.
    Wettelijke verplichting

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers van het ministerie (kerndepartement EZK/LNV, Staatstoezicht op de Mijnen (SodM), Centraal Planbureau (CPB) en Autoriteit Consument en Markt (ACM) en Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR)).

  • Gegevens: Naam, telefoonnummer, email, dienstonderdeel, DG of Directie, afdeling of team en gegevens met betrekking tot inkoop aanvraag.
  • Verzameldoel: Contactpersoon voor het aanvragen van offertes en verlenen van opdracht voor diensten en producten.
  • Bewaartermijn: De bewaartermijn is in principe 5 jaar. De gegevens worden indien nodig gearchiveerd op een wijze dat deze raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijk bepaalt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
  • Bron: De gegevens kunnen van de betrokkene zelf afkomen als er een inkoopaanvraag wordt gedaan door deze persoon. Gegevens kunnen ook door anderen worden ingevuld indien deze de aanvraag doet namens de betrokkene.
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om aankopen te doen.

Aanbieders van offertes (contactpersonen)

  • Gegevens: Contactpersoon, (bedrijfs)naam, adres, woonplaats, KVK nummer, gegevens mbt de offerte.
  • Verzameldoel: Het verlenen en vastleggen van opdrachten aan leveranciers. Het aanvragen van offertes en inkooporders voor diensten en producten
  • Bewaartermijn: De bewaartermijn is in principe 5 jaar. De gegevens worden indien nodig gearchiveerd op een wijze dat deze raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijk bepaalt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: Indien de betrokkene de gegevens niet aanlevert, dan kan de aanbieder niet worden meegenomen in het inkoopproces.

Aanbieders aan wie een is opdracht verleend (leverancier)

  • Gegevens: (Bedrijfs)naam, adres, woonplaats, KvK-nummer, gegevens mbt de opdracht.
  • Verzameldoel: Het verlenen van opdrachten aan leveranciers.
  • Bewaartermijn: De bewaartermijn is in principe 7 jaar vanaf het moment dat opdracht wordt uitgevoerd. De gegevens worden indien nodig gearchiveerd op een wijze dat deze raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijk bepaalt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: Indien de betrokkene de gegevens niet aanlevert, dan kan een opdracht niet worden verleend aan de opdrachtnemer.

Mandaatlijst van gemandateerden van ministerie EZK/LNV

  • Gegevens: Naam, functie, handtekening/paraaf, datum indiensttreding en datum uitdiensttreding, DG/dienstonderdeel, hoogte mandaatbedrag, naam van degene die de mandaathouder opvolgt.
  • Verzameldoel: Controle of de leidinggevende c.q. akkoordgever op de inkoopaanvraag voldoende mandaat heeft voor de aangevraagde inkoop
  • Bewaartermijn: De bewaartermijn is in principe 5 jaar. De gegevens worden indien nodig gearchiveerd op een wijze dat deze raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijk bepaalt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
  • Bron: De functie is omschreven in het mandaatbesluit. Op het Rijksportaal is terug te vinden welke persoon welke functie heeft. De mandaathouder vult zelf een formulier in met daar op zijn functie, handtekening, paraaf, datum indiensttreding. Daarnaast zijn op het Rijksportaal de benoemingsbesluiten terug te vinden.
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: Omdat anders niet kunnen controleren of de handtekening op een stuk is van de genoemde gemandateerde.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Medewerkers van het inkoopplein B73 (DB/IFH/) die de inkoop aanvraag uitvoeren <€25.000,-
  • Medewerkers van FEZ die inkooporders vastleggen, de betalingen verzorgen na prestatieverklaring van opdrachtgever. Zie ook melding M126 relatiebeheer en M13 voor de betaling
  • Medewerkers die producten/diensten inkopen, leidinggevenden en/of gemandateerden die akkoord geven en secretariaten ter ondersteuning (M138)
  • Medewerkers van Inkoop Uitvoering Centrum EZ (onderdeel van RVO) aan wie inkoopvragen boven € 25.000,- ex BTW of met meerdere offertes worden doorgezet
  • Medewerkers team EBS (DB / IFH / FB&R) belast met het functioneel beheer van EBS. Functioneel beheer kunnen in Oracle EBS om eventuele fouten in processen of systemen te herstellen. Door deze werkzaamheden kunnen de functioneel beheerders in aanraking komen met persoonsgegevens. De uitvoering van functioneel beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden.
  • Aanbieders van offertes en opdrachtnemers

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verdeling verantwoordelijkheid

De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.