Post- en scankamer

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Post- en scankamer in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Ontvangen en digitalisering van correspondentie en documenten
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie van EZK/LNV. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Door het digitaliseren van correspondentie en documenten kan op een efficiëntere wijze worden omgegaan met deze zaken.
  • Registreren metadata en via behandelmap toewijzen aan behandelaar (DoMuS)
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie van EZK/LNV. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. De metadata wordt geregistreerd zodat er een omschrijving is om het document zoekbaar te maken in DoMuS.
  • Ontvangen en doorgeleiding van persoonlijke, vertrouwelijke, en/of aangetekende correspondentie
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie van EZK/LNV. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.
  • Verzenden van papieren correspondentie (digitale bron)
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het ministerie van EZK/LNV. Van een ministerie wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet het ministerie van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers van ministerie van EZK/LNV

  • Gegevens: Naam, email, functie, afdeling, te behandelen correspondentie
  • Verzameldoel: Registreren metadata en via behandelmap toewijzen aan behandelaar (DoMuS)
  • Bewaartermijn: Na digitalisering worden papieren documenten in dag-dozen opgeslagen in volgorde van binnenkomst, worden 3 maanden bewaard en daarna in afgesloten containers afgevoerd naar vernietigingsbedrijf Reisswolf (Substitutie art. 7 Archiefwet 1995) M171. Worden de documenten niet gedigitaliseerd dan gaan ze in het proces van Behandelen papieren documenten: Behandelen papieren documenten.
  • Bron: De persoonsgegevens van de ontvanger komen als bron vanuit de afzender. Daarnaast komen de gegevens voor de behandeling van de documenten, van bijvoorbeeld DoMuS, uit IdM. Een deel hiervan komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie. Digitale documenten die in DoMuS en andere systemen worden gezet zijn gekoppeld aan diegene die het document upload of aan het behandelen is. Zonder deze gegevens kunnen digitale documenten niet worden geüpload of behandeld.

Afzenders

  • Gegevens: Naam, adres, woonplaats.
  • Verzameldoel: Ontvangst en digitalisering van papieren correspondentie. Ontvangst en doorgeleiding van persoonlijke, vertrouwelijke, en/of aangetekende correspondentie.
  • Bewaartermijn: Na digitalisering worden papieren documenten in dag-dozen opgeslagen in volgorde van binnenkomst, worden 3 maanden bewaard en daarna in afgesloten containers afgevoerd naar vernietigingsbedrijf Reisswolf (Substitutie art. 7 Archiefwet 1995) (Toepassen Archiefwet- en regelgeving). Worden de documenten niet gedigitaliseerd dan gaan ze in het proces van Behandelen papieren documenten: Behandelen papieren documenten.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.
  • Gegevens: Naam, adres, woonplaats, email, telefoonnummer, inhoud van de correspondentie.
  • Verzameldoel: Ontvangen en digitalisering van correspondentie. Registreren metadata en via behandelmap toewijzen aan behandelaar (DoMuS)
  • Bewaartermijn: Na digitalisering worden papieren documenten in dag-dozen opgeslagen in volgorde van binnenkomst, worden 3 maanden bewaard en daarna in afgesloten containers afgevoerd naar vernietigingsbedrijf Reisswolf (Substitutie art. 7 Archiefwet 1995) (Toepassen Archiefwet- en regelgeving). Worden de documenten niet gedigitaliseerd dan gaan ze in het proces van Behandelen papieren documenten: Behandelen papieren documenten.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Personen vermeld in correspondentie

  • Gegevens: Inhoud correspondentie
  • Verzameldoel: Ontvangen en digitalisering van correspondentie. Registreren metadata en via behandelmap toewijzen aan behandelaar (DoMuS).
  • Bewaartermijn: Na digitalisering worden papieren documenten in dag-dozen opgeslagen in volgorde van binnenkomst, worden 3 maanden bewaard en daarna in afgesloten containers afgevoerd naar vernietigingsbedrijf Reisswolf (Substitutie art. 7 Archiefwet 1995) (Toepassen Archiefwet- en regelgeving). Worden de documenten niet gedigitaliseerd dan gaan ze in het proces van Behandelen papieren documenten: Behandelen papieren documenten.
  • Bron: De persoonsgegevens van eventuele individuen die in het document genoemd worden komen als bron vanuit de afzender.
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Directie Bedrijfsvoering van het ministerie van EZK/LNV belast met de ontvangst van de correspondentie.
  • Directie Bedrijfsvoering van het ministerie van EZK/LNV belast met digitaliseren van documenten, registreren metadata en doorgeleiding naar secretariaat behandelende directie (voor substitutie zie M271)
  • Geadresseerden en behandelaren van papieren correspondentie als persoonlijke, vertrouwelijke, en/of aangetekende post (M239)
  • Secretariaten van directies die in DoMuS de gedigitaliseerde correspondentie toewijzen aan een behandelaar (M107 / M135/ M138)
  • Laten vernietigen van gedigitaliseerde papieren documenten (substitutie conform art. 7 Archiefwet 1995) (M271)
  • DICTU technisch beheer DoMuS
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering afdeling Functioneel Beheer & Regie Team Documentmanagement voor het functioneel beheer van DoMuS.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verdeling verantwoordelijkheid

De verantwoordelijke ministers van de ministeries EZK en LNV hebben deze verantwoordelijkheid gemandateerd aan de gezamenlijke directie Bedrijfsvoering.