Uitvoeren van inkomende bezoekersprogramma's

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Uitvoeren van inkomende bezoekersprogramma's in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Archiveren conform de Archiefwet
    Wettelijke verplichting
  • Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.
    Taak van algemeen belang
  • Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.
    Taak van algemeen belang
  • Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.
    Taak van algemeen belang
  • Het uitvoeren van inkomende bezoeken door middel van Dutch Visitors' Programme, UVN en Influentials Programma in opdracht van het ministerie van Buitenlandse Zaken vereist het verwerken en gebruiken van persoonsgegevens van deelnemers ten behoeve van hun vervoer naar en van Nederland. Daarnaast is het benodigd voor het verblijf en de invulling van het programma in Nederland. Dit geldt ook voor interne opdrachten die worden uitgevoerd voor de afdeling Int. Ond. en Int. Ontwik.
    Wettelijke verplichting

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers van RVO.nl voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging.

  • Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
  • Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (bevoegdheid), werkverdeling en managementinformatie.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van Buitenlandse Zaken. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier van de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken, wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Deelnemers aan de inkomende bezoekersprogramma's (DVP - UVN - IP) + interne opdrachten ( Int. Ondern. en Int. Ontwik.)

  • Gegevens: Contactgegevens ten behoeve van de correspondentie (telefoonnummer, e-mailadres), personalia (zoals geboortedatum, geslacht (voor zover van toepassing)), paspoortgegevens, functieaanduiding.
  • Verzameldoel: Contact met deelnemers over/tijdens programma, boeken van hotels (en indien van toepassing: boeken van vliegtickets en regelen hotels; afsluiten van verzekering) Contact met deelnemers ten behoeve van resultaatmetingen, evaluaties etc.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van Buitenlandse Zaken. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier van de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken, wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Ambassades en consulaten
  • Auditdienst Rijk
  • DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
  • Munckhof
  • VCK
  • Verzekeraar (wordt nog gekozen)
  • Worldmeetings.com BV

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de algemeen directeur Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Bezoekadres

Prinses Beatrixlaan 2
2595AL DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 93144
2509AC DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Buitenlandse Zaken

Verdeling verantwoordelijkheid

Programma wordt uitgevoerd voor de minister van Buitenlandse Zaken. Middelen worden door BZ verschaft waarmee persoonsgegevens worden verwerkt. Interne opdrachten worden uitgevoerd voor de minister van Economische Zaken en Klimaat (als verwerker).