Voeren van medewerker-administraties

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Voeren van medewerker-administraties in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• M2090 P-Direkt: * Salarisverwerking en -uitbetaling. (Dienstverleningsovereenkomst) - Uitvoering overeenkomst * Aangifte Loonbelasting (Fiscus) - Wettelijke verplichting * Salarisverwerking. (Op verzoek mdw) Bijv: Loonstrook doorsturen naar het privé e-mailadres - Toestemming betrokkene

  Uitvoering overeenkomst. (https://avgtransparantie.rijksweb.nl/verwerkingen/salarisverwerking-en-uitbetaling)

• M2109 P-Direkt: * Beoordelingscyclus, functioneringsgesprekken (Dienstverleningsovereenkomst) - Uitvoering overeenkomst * Met SCIO (App) KENNIS binnen het Rijk zoeken en delen. (Als mdw inschrijft) - Toestemming betrokkene

  Uitvoering overeenkomst. https://avgtransparantie.rijksweb.nl/verwerkingen/ondersteuning-in-de-loopbaanbegeleiding

• M2110 P-Direkt: * Departement voorzien van Financiële boekingsgegevens (Journalisering) & Prognose Financiële kosten personeel in de toekomst (PCP) (Dienstverleningsovereenkomst) - Uitvoering overeenkomst * Leidinggevenden voorzien van Stuurinformatie/KPI's (Dienstverleningsovereenkomst) - Uitvoering overeenkomst

  Uitvoering overeenkomst. https://avgtransparantie.rijksweb.nl/verwerkingen/voorzien-in-stuurinformatie

• M2111 P-Direkt: * Centraal beheerde HR administratie voor (o.a.) toegang (Dienstverleningsovereenkomst) - Uitvoering overeenkomst * Interim manager toegang verschaffen tot taken van de leidinggevende - Belang verantwoordelijke is om een bepaalde functie te laten vervangen, waarbij vastlegging de toegang borgt.

  Uitvoering overeenkomst. https://avgtransparantie.rijksweb.nl/verwerkingen/faciliteren-in-gegevensopslag-voor-bedrijfsvoering-let-op-uitzondering

• M2112 P-Direkt: * Basisadministratie (Dienstverleningsovereenkomst) * Verlof- en afwezigheidsadministratie (Dienstverleningsovereenkomst) * Reis- en verblijfsadministratie (Dienstverleningsovereenkomst) * Ziekmelding ihkv eerstedagmelding UWV (EDM) - Wettelijke verplichting

  Wettelijke verplichting. https://avgtransparantie.rijksweb.nl/verwerkingen/ondersteuning-in-personele-administratie

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Rijksambtenaren

• Gegevens: M2090: [Salarisgegevens] Denk aan rekeningnummer, bruto salaris, toelagen, uitkeringen, pensioensituatie, Loonaangiftegegevens (met BSN) ten behoeve van de Loonaangifte. [Werkgegevens] Denk aan de medewerkerstypering die de salarisberekening bepaald. [Stamgegevens], Denk aan NAW, BSN
• Verzameldoel: M2090: Aangifte Loonbelasting (Fiscus) Salarisverwerking en -uitbetaling. (Dienstverleningsovereenkomst) Salarisverwerking. (Op verzoek mdw) Bijv: Loonstrook doorsturen naar privé mailadres
• Bewaartermijn: M2090: Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-61351.html Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar. Ondersteunende gegevens worden al eerder vernietigd.
• Bron: M2090: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: M2090: Anders kan de bruto/netto berekening niet worden uitgevoerd.

• Gegevens: M2109: [Stamgegevens] Denk aan CV's [Werkgegevens] Denk aan verslag van Personeelsgesprekken [Salarisgegevens] Denk aan inschaling, toeslagen en regelingen [Verzuim en Verlofgegevens] Denk aan ziektegeschiedenis
• Verzameldoel: M2109: Beoordelingscyclus, functioneringsgesprekken(Dienstverleningsovereenkomst)
• Bewaartermijn: M2109: Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-61351.html Voor functioneringsgesprekken gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.
• Bron: M2109: De leidinggevende schrijft mee aan beoordelingen
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: M2110: [Salarisgegevens] Denk aan Salaris, afdrachten, heffingen, kosten, leningen, voorschotten, etc. [Werkgegevens] Denk aan de organisatorische formatieplaats waar de personele kosten op landden, de medewerkerstypering, de werkgeverslasten, (financieel gevolg) eigen risicodragerschap.
• Verzameldoel: M2110: Departement voorzien van Financiële boekingsgegevens (Journalisering) & Prognose Financiële kosten personeel in de toekomst (PCP) (Dienstverleningsovereenkomst)
• Bewaartermijn: M2110: Journalisering en PCP-gegevens worden maximaal 2 jaar bewaard
• Bron: M2110: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: M2110: De financiële boekhouding bij departement is inconsistent als gegevens op individueel niveau missen

• Gegevens: M2112: [Stamgegevens], Denk aan NAW, geboortedatum, geslacht, rooster, (familie), (regelingen) [Werkgegevens] Denk aan organisatorische formatieplaats, kostenplaats en de medewerkerstypering , het RIN waarmee het Rijk zijn personeel onderling identificeert.
• Verzameldoel: M2112: Basisadministratie(dienstverleningsovereenkomst)
• Bewaartermijn: M2112: Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-61351.html
• Bron: M2112: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: M2112: Anders kunnen personele regelingen niet juist worden uitgevoerd

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens over gezondheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Externe medewerkers

• Gegevens: M2111: [Stamgegevens], Denk aan NAW [Werkgegevens] Denk aan de organisatorische formatieplaats , medewerkerstypering en de autorisatie (de rol die wordt vervuld)
• Verzameldoel: M2111: Interim manager toegang verschaffen tot manager taken
• Bewaartermijn: M2111: Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-61351.html
• Bron: M2111: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Om een positie waar te nemen is een minimale vastlegging nodig om deze te valideren/faciliteren. Zonder kan de positie niet worden waargenomen.

Niet-ambtelijk personeel

• Gegevens: M2090: [Salarisgegevens] Denk aan rekeningnummer, bruto salaris, toelagen, uitkeringen, pensioensituatie, Loonaangiftegegevens (met BSN) ten behoeve van de Loonaangifte. [Werkgegevens] Denk aan de medewerkerstypering die de salarisberekening bepaald. [Stamgegevens], Denk aan NAW, BSN
• Verzameldoel: M2090: Aangifte Loonbelasting (Fiscus) Salarisverwerking en -uitbetaling. (Dienstverleningsovereenkomst) Salarisverwerking. (Op verzoek mdw) Bijv: Loonstrook doorsturen naar privé mailadres
• Bewaartermijn: M2090: Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-61351.html Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar. Ondersteunende gegevens worden al eerder vernietigd.
• Bron: M2090: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: M2090: Anders kan de bruto/netto berekening niet worden uitgevoerd.

• Gegevens: M2109: [Stamgegevens] Denk aan CV's, trainingen, opleiding, skills, ervaring
• Verzameldoel: M2109: Met SCIO (App) KENNIS binnen het Rijk zoeken en delen. (Als mdw insch.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
• Bewaartermijn: M2109: Tot wederopzegging.
• Bron: M2109: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: M2110: [Stamgegevens], Denk aan NAW, BSN, leeftijd, noodcontactgegevens, bankrekeningnummer. [Werkgegevens] Denk aan het RIN, Personeelsnummer, Formatie(plaats) , medewerkerstypering, salarisschaal en trede.
• Verzameldoel: M2110: Leidinggevenden voorzien van Stuurinformatie/KPI's (Dienstverleningsovereenkomst)
• Bewaartermijn: M2110: Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-61351.html Managementsinformatie wordt maximaal 5 jaar gepubliceerd.
• Bron: M2110: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: M2110: Anders kan de leidinggevende redelijkerwijs zijn taken niet uitvoeren, behalve door een schaduw-administratie aan te leggen.

• Gegevens: M2112: [Stamgegevens], Denk aan NAW, [Werkgegevens] Denk aan de standplaats, reisregeling,
• Verzameldoel: M2112: Reis- en verblijfsadministratie (Dienstverleningsovereenkomst)
• Bewaartermijn: M2112: Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-61351.html
• Bron: M2112: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: M2112: Anders kunnen (medewerkersspecifieke) regelingen omtrent reis en -verblijf niet worden uitgevoerd.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens over gezondheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt

Voormalig personeel

• Gegevens: M2090: [Salarisgegevens] Denk aan rekeningnummer, bruto salaris, toelagen, uitkeringen, pensioensituatie, Loonaangiftegegevens (met BSN) ten behoeve van de Loonaangifte. [Werkgegevens] Denk aan de medewerkerstypering die de salarisberekening bepaald. [Stamgegevens], Denk aan NAW, BSN
• Verzameldoel: M2090: Aangifte Loonbelasting (Fiscus) Salarisverwerking en -uitbetaling. (Dienstverleningsovereenkomst) Salarisverwerking. (Op verzoek mdw) Bijv: Loonstrook doorsturen naar privé mailadres
• Bewaartermijn: M2090: Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-61351.html Voor salarisproducten (loonstrook, betaalafschrift, enz) gelden verschillende bewaartermijnen en maximaal 7 jaar. Ondersteunende gegevens worden al eerder vernietigd.
• Bron: M2090: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: M2090: Anders kan de bruto/netto berekening niet worden uitgevoerd.

• Gegevens: M2110: Bijzondere gegevens: [Vakbondcontributie]
• Verzameldoel: M2110: Departement voorzien van Financiële boekingsgegevens (Journalisering) & Prognose Financiële kosten personeel in de toekomst (PCP) (Dienstverleningsovereenkomst)
• Bewaartermijn: M2110: -
• Bron: M2110: de gegevens worden door de desbetreffende vakbond aangeleverd
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: M2112: [Stamgegevens], Denk aan NAW, geboortedatum, rooster, (familie) [Verlofgegevens] Verlofsaldi en -rechten en afwezigheidsfeiten [Werkgegevens] Denk aan organisatorische formatieplaats , kostenplaats en de medewerkerstypering , het RIN waarmee het Rijk zijn personeel onderling identificeert.
• Verzameldoel: M2112: Verlof- en afwezigheidsadministratie (Dienstverleningsovereenkomst) Ziekmelding ihkv eerstedagmelding UWV (EDM)
• Bewaartermijn: M2112: Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-61351.html
• Bron: M2112: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: M2112: Anders kan geen juiste administratie omtrent Personeels aan- en afwezigheid worden gevoerd.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt

Personeel zonder verloning

• Gegevens: M2111: [Stamgegevens], Denk aan NAW [Werkgegevens] Denk aan de organisatorische formatieplaats , medewerkerstypering
• Verzameldoel: M2111: Centraal beheerde HR administratie voor (o.a.) toegang (Dienstverleningsovereenkomst)
• Bewaartermijn: M2111: Er zijn Basis Selectiedocumenten (BSD) waarin de verschillende bewaartermijnen van (categoriën van) (bron)documenten en gegevens zijn vastgesteld (met het departement). P-direkt volgt daarbij de wettelijke bewaartermijnen zoals vastgesteld in de archiefwet. Zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-61351.html
• Bron: M2111: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: M2111: Het departement haalt zijn privacy-waarborgen uit de centrale administratie bij P-Direkt, en bij uitzonderingen treden er gemakkelijker waarborg-issues op.

• Gegevens: M2112: Bijzondere gegevens: [Gegevens over gezondheid] P-Direkt legt vast DAT je ziek bent en per wanneer je (gedeeltelijk) weer bent hersteld. P-Direkt heeft geen medisch dossier. [Politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen en/of lidmaatschap van een vakbond] kunnen als gevolg van uw nevenactiviteiten bij P-Direkt bekend zijn geraakt. .
• Verzameldoel: M2112: Basisadministratie (Dienstverleningsovereenkomst)
• Bewaartermijn: M2112: -
• Bron: M2112: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: M2112: Ander negeert de medewerker zijn verplichting om het advies gedeeltelijk hersteld te delen met zijn leidinggevende.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• UWV
• Belastingdienst
• Pensioenverzekeraar
• Banken (betalingen)

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.