Afhandelen van buitenlandse dienstreizen

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Afhandelen van buitenlandse dienstreizen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Hoofddoel is het boeken van een ticket (reis en verblijf) voor reizigers binnen de Rijksoverheid (departement, geen ZBO’s). Nevendoelen zijn voorschot, declaratie en rapportage. Rapportage is gericht operationele ondersteuning van buitenlandse dienstreisen en optimalisatie van het boekingsproces. Er is expliciet geen sprake van een personeelsvolgsysteem.

Toestemming betrokkene

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerker

• Gegevens: Medewerkernummer (P-Direkt), UserID, RINnr (Rijksidentificatienummer), Crediteurennummer (igv betaling via de financiële administratie), Aanhef, Voornaam, Achternaam, Paspoort voornaam, Paspoort achternaam, Paspoort geboortedatum, Zakelijk e-mailadres, Zakelijk telefoonnummer, Soort reiziger, Ministerie/Directie/Afdeling, Kostendrager, Bevoegd gezag, Reisgegevens, Declaratiegegevens, Betalingsgegevens
• Verzameldoel: Hoofddoel is het boeken van een ticket (reis en verblijf) voor reizigers binnen de Rijksoverheid (departement, geen ZBO’s). Nevendoelen zijn voorschot, declaratie en rapportage. Rapportage is gericht operationele ondersteuning van buitenlandse dienstreisen en optimalisatie van het boekingsproces. Er is expliciet geen sprake van een personeelsvolgsysteem.
• Bewaartermijn: Persoonsgeg. worden alleen bewaard voor de duur van de reis en beperkt bewaard. T.b.v. de financiële verantwoording, een bewaringstermijn van 7 jaar. Vergelijkbaar met de minimale termijn zoals P-Direkt hanteert. Toegang tot de reisapplicatie voor de reiziger wordt geblokkeerd na uitdienst of langere periode van geen gebruik.De reiziger kan dus TEM niet meer in. De gegevens worden conform de archief eisen nog wel vastgehouden. Vernietiging is pas na verloop van de vereiste archief periode.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Ministerie van VWS
• Ministerie BZK / P-Direkt; P-Direkt is het bronsysteem voor de persoonsgegevens en de uitbetaling van de reisdeclaraties
• Reismaatschappijen via GDS (Global Distribution System); Bij de boeking van de reizen moeten worden basis persoonsgegevens doorgegeven
• Ministerie van SZW; De financiële administratie handelt de financiële zaken af. De koppeling verloopt via de dienst Digipoort.

Doorgifte buiten EU

Er is sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie. Deze landen en/of internationale organisaties worden hieronder omschreven.

• Voor reizen naar bijvoorbeeld de VS. De travelagent dient de gegevens aan te leveren bij de vliegvaartmaatschappij, die op zijn beurt de gegevens aanlevert bij de Amerikaanse autoriteiten. De Amerikaanse autoriteiten verwerken de boekingsgegevens (P

De gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU, of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen.