Buitenland protocol

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Buitenland protocol in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• De verwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van de taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de minister van Algemene Zaken is opgedragen, en heeft tot doel: a. de ontvangst van inkomend bezoek uit buitenland aan AZ en in het bijzonder de Minister-President; b. buitenlandreizen om vergaderingen, overleggen of andere bijeenkomsten bij te wonen, doorgaans door de minister-president, vergezeld door andere leden van de regering, in bijzijn van medewerkers AZ.

  Wettelijke verplichting

• De verwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van de taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de minister van Algemene Zaken is opgedragen, en heeft tot doel: a. de ontvangst van inkomend bezoek uit buitenland aan AZ en in het bijzonder de Minister-President; b. buitenlandreizen om vergaderingen, overleggen of andere bijeenkomsten bij te wonen, doorgaans door de minister-president, vergezeld door andere leden van de regering, in bijzijn van medewerkers AZ.

  Taak van algemeen belang

• De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging, het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

  Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Minister-president, andere leden van de raad

• Gegevens: a. naw gegevens (naamadreswoonplaats); b. persoonlijke gegevens; c. identificerende gegevens; d. voor communicatie benodigde gegevens; e. financiële gegevens; f. loopbaangegevens; g. bijzondere persoonsgegevens; h. gegevens omtrent bezoek of reis.
• Verzameldoel: De verwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van de taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de minister van Algemene Zaken is opgedragen, en heeft tot doel: a. de ontvangst van inkomend bezoek uit buitenland aan AZ en in het bijzonder de Minister-President; b. buitenlandreizen om vergaderingen, overleggen of andere bijeenkomsten bij te wonen, doorgaans door de minister-president, vergezeld door andere leden van de regering, in bijzijn van medewerkers AZ.
• Bewaartermijn: 7 jaar (zie basisselectiedocument)
• Bron: Betrokkene en deels van AZ
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid

Bezoekers aan Nederland of de ontvangers in buitenland

• Gegevens: a. naw gegevens (naamadreswoonplaats); b. persoonlijke gegevens; c. identificerende gegevens; d. voor communicatie benodigde gegevens; e. financiële gegevens; f. loopbaangegevens; g. bijzondere persoonsgegevens; h. gegevens omtrent bezoek of reis.
• Verzameldoel: De verwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van de taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de minister van Algemene Zaken is opgedragen, en heeft tot doel: a. de ontvangst van inkomend bezoek uit buitenland aan AZ en in het bijzonder de Minister-President; b. buitenlandreizen om vergaderingen, overleggen of andere bijeenkomsten bij te wonen, doorgaans door de minister-president, vergezeld door andere leden van de regering, in bijzijn van medewerkers AZ.
• Bewaartermijn: 7 jaar (zie basisselectiedocument)
• Bron: Betrokkene en deels van AZ
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid

Medewerkers van AZ of andere departementen

• Gegevens: a. naw gegevens (naamadreswoonplaats); b. persoonlijke gegevens; c. identificerende gegevens; d. voor communicatie benodigde gegevens; e. financiële gegevens; f. loopbaangegevens; g. bijzondere persoonsgegevens; h. gegevens omtrent bezoek of reis; i. gegevens omtrent taak of functie.
• Verzameldoel: De verwerking is noodzakelijk voor de organisatie van de ontvangst van inkomend bezoek uit buitenland aan AZ en in het bijzonder de Minister-President; organisatie buitenlandreizen om vergaderingen, overleggen of andere bijeenkomsten bij te wonen in bijzijn van medewerkers AZ. De verwerking kan verder gebruikt worden voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
• Bewaartermijn: 7 jaar (zie basisselectiedocument)
• Bron: Betrokkene en deels van AZ of andere departementen
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens over gezondheid

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerkers AZ, medewerkers protocol om reis te organiseren
• Beveiliging AZ, voor toelating tot de ontvangstruimten van bezoek.
• De ambassades in Nederland en in de te bezoeken landen of die Nederland zullen bezoeken, om het buitenlands bezoek te faciliteren.
• KLM, gegevens van reisgezelschap in verband met uitvoering vliegreis.
• Hotels waar reisgezelschap zal verblijven, zodat verblijf kan worden geboekt in land van bestemming.
• degene, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan het buitenland protocol of daarbij noodzakelijk zijn betrokken

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.