Communicatiebestanden Algemene Zaken

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Communicatiebestanden Algemene Zaken in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel: a. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening door betrokkenen; b. het verzenden van informatie over de producten en diensten van de dienstonderdelen van AZ en de gewenste dienstverlening door de betrokkenen;

  Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt. De persoonsgegevens worden o.a. gebruikt voor statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, het ontwikkelen van beleid, voor beleids- en wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging, het behandelen van geschillen en bezwaar & beroep en voor accountantscontrole.

• c. het verzenden van nieuwsberichten, persberichten of sms berichten aan journalisten en/of persbureaus; d. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie en/of dienstverlening;

  Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt. De persoonsgegevens worden o.a. gebruikt voor statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, het ontwikkelen van beleid, voor beleids- en wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging, het behandelen van geschillen en bezwaar & beroep en voor accountantscontrole.

• De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging, het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

  Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt. De persoonsgegevens worden o.a. gebruikt voor statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, het ontwikkelen van beleid, voor beleids- en wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging, het behandelen van geschillen en bezwaar & beroep en voor accountantscontrole.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

1. Dienstverleners of opdrachtnemers op het terrein van overheidscommunicatie of andere dienstverlening;

• Gegevens: a.naw gegevens, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; b.gegevens betreffende de functie en taak binnen de organisatie van de dienstverlener of opdrachtnemer; c.andere gegevens dan bedoeld onder a en b die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van het contact met de dienstverlener of opdrachtnemer, zoals de ROK (raamovereenkomst) of de NOK (nadere overeenkomst); d.gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
• Verzameldoel: de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening door betrokkenen; het verzenden van informatie over de producten en diensten van de dienstonderdelen van AZ en de gewenste dienstverlening door de betrokkenen; het verzenden van nieuwsberichten, persberichten of sms berichten aan journalisten of persbureaus; het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening;
• Bewaartermijn: 5 jaar (zie Selectielijst Rijksoverheid)
• Bron: Deels van de betrokkene zelf en deels vanuit AZ
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

2. Journalisten of medewerkers van pers- of mediabureaus

• Gegevens: a. naw gegevens, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; b. gegevens betreffende de functie en taak binnen het pers- of mediabureau; c. andere gegevens dan bedoeld onder a en b die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van het contact met de journalisten of medewerkers van pers- of mediabureaus; d. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
• Verzameldoel: de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening door betrokkenen; het verzenden van informatie over de producten en diensten van de dienstonderdelen van AZ en de gewenste dienstverlening door de betrokkenen; het verzenden van persberichten of sms berichten aan journalisten of persbureaus; het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening;
• Bewaartermijn: 5 jaar (zie Selectielijst Rijksoverheid)
• Bron: Afkomstig van betrokkene en deels vanuit AZ
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

3. Medewerkers van de departementen die betrokken zijn bij de overheidscommunicatie of andere dienstverlening;

• Gegevens: a. naw gegevens, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; b. gegevens betreffende de functie en taak binnen het departement of als opdrachtgever; c. andere gegevens dan bedoeld onder a en b die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van het contact met het departement of de opdrachtgever, zoals de ROK (raamovereenkomst) of de NOK (nadere overeenkomst); d. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
• Verzameldoel: de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening door betrokkenen; het verzenden van informatie over de producten en diensten van de dienstonderdelen van AZ en de gewenste dienstverlening door de betrokkenen; het verzenden van persberichten of sms berichten aan journalisten of persbureaus; het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening;
• Bewaartermijn: 5 jaar (zie Selectielijst Rijksoverheid)
• Bron: Afkomstig van betrokkene en deel vanuit AZ.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

4. Medewerkers van AZ.

• Gegevens: a. naw gegevens, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; b. gegevens betreffende de functie en taak binnen AZ of als opdrachtgever; c. andere gegevens dan bedoeld onder a en b die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van het contact met de medewerkers, zoals de ROK (raamovereenkomst) of de NOK (nadere overeenkomst); d. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
• Verzameldoel: a. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening door betrokkenen; b. het verzenden van informatie over de producten en diensten van de dienstonderdelen van AZ en de gewenste dienstverlening door de betrokkenen; c. het verzenden van persberichten of sms berichten aan journalisten of persbureaus; d. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening;
• Bewaartermijn: 5 jaar (zie Selectielijst Rijksoverheid)
• Bron: Afkomstig van betrokkene en deels vanuit AZ.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Degene, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de communicatie met de betrokkenen of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken. De gegevens worden verstrekt voor de doeleinden van de verwerkingsactiviteit.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.