Cursus- en bijeenkomstenadministratie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Cursus- en bijeenkomstenadministratie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Goede administratie zodat professional de cursus of bijeenkomst kan volgen, er een deelnemerslijst gemaakt kan worden en indien van toepassing er een factuur gemaakt kan worden.

Uitvoering overeenkomst. Gerechtvaardigd Belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Docent of spreker

• Gegevens: Persoonsgegevens
• Verzameldoel: Communicatie organisatie met spreker - organisatie
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 143 Organisatie Rijksoverheid, handeling 52)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan kan betrokkene geen trainer of spreker zijn

• Gegevens: Adresseringsgegevens
• Verzameldoel: Communicatie met spreker of trainer
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 143 Organisatie Rijksoverheid, handeling 52)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan betrokkene geen trainer of spreker zijn

• Gegevens: Financiele gegevens
• Verzameldoel: Indien er betaald wordt voor de dienst, moet er een contract met bankrekeningnummer bekend zijn bij de organisatie
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 143 Organisatie Rijksoverheid, handeling 52) Gegevens die bij de financiële administratie berusten vallen buiten scope. Die kennen een andere bewaartermijn.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan kan er geen financieel verkeer plaatsvinden

Deelnemer

• Gegevens: Persoonsgegevens
• Verzameldoel: Communicatie tussen deelnemer en organisatie
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 143 Organisatie Rijksoverheid, handeling 52)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan kan betrokkene de training niet volgen of bij de bijeenkomst aanwezig zijn

• Gegevens: Adresseringsgegevens
• Verzameldoel: Communicatie tussen deelnemer en organisatie (eventueel trainer)
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 143 Organisatie Rijksoverheid, handeling 52)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan kan deelnemer niet deelnemen aan training of bijeenkomst

• Gegevens: Financiele gegevens (inkoopnummer)
• Verzameldoel: zorgdragen - indien nodig - voor financieel verkeer tussen deelnemer en organisatie
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 143 Organisatie Rijksoverheid, handeling 52) Gegevens die bij de financiële administratie berusten vallen buiten scope. Die kennen een andere bewaartermijn.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Als er geen inkoopnummer is kan er niet deelgenomen worden aan een training NB voor bijeenkomsten is er geen inkoopnummer nodig

Eigen medewerkers (organisatie)

• Gegevens: Persoonsgegevens
• Verzameldoel: Deelnemers, sprekers en trainers kunnen contact zoeken met de organisatie
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 143 Organisatie Rijksoverheid, handeling 52)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan betrokkene de rol van organisatie niet op zich nemen

• Gegevens: Adresseringsgegevens
• Verzameldoel: Deelnemers, sprekers en trainers kunnen contact zoeken met de organisatie
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 143 Organisatie Rijksoverheid, handeling 52)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan kan betrokkene niet de rol van organisatie vervullen

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Docent of spreker
• Begeleiders
• Deelnemers

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.