Inkopen en aanbesteden

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Inkopen en aanbesteden in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Gegadigden (pre-gunnings-fase): De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van het gehele inkoop- en verplichtingenproces inclusief Europese aanbestedingen en omvat (onder meer) marktconsultaties, het opzetten van aanbestedingen, het behandelen van aanvragen van offertes voor diensten, leveringen, werken en producten en het toewijzen daarvan.

  Wettelijke verplichting

• Leveranciers (vanaf gunning) De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van het gehele inkoop- en verplichtingenproces inclusief Europese aanbestedingen en omvat (onder meer) marktconsultaties, het opzetten van aanbestedingen, het behandelen van aanvragen van offertes voor diensten, leveringen, werken en producten en het toewijzen daarvan.

  Uitvoering overeenkomst. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

(Potentiële) leveranciers of aanbestedende partijen

• Gegevens: identificerende gegevens, contractuele gegevens, naw gegevens, financiële gegevens, voor communicatie benodigde gegevens, gegevens inkoopprocedure
• Verzameldoel: De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van de gehele inkoop- en verplichtingenadministratie inclusief Europese aanbestedingen, en omvat (onder meer) marktconsultaties, het opzetten van nieuwe aanbestedingen, het behandelen van aanvragen van offertes voor diensten, leveringen, werken en producten en het toewijzen daarvan.
• Bewaartermijn: Gegunde partij: 7 jaar na beëindiging overeenkomst conform de Algemene wet inzake rijksbelastingen (art.52, lid 1 en 4) Niet gegunde partij: 3 jaar na beëindiging overeenkomst conform de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.56, lid 1 & 2 en art 3.77, lid 2 & 5)
• Bron: Van de betrokkene en deels van AZ.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Contactpersonen intern en extern

• Gegevens: naw gegevens
• Verzameldoel: De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van de gehele inkoop- en verplichtingenadministratie inclusief Europese aanbestedingen, en omvat (onder meer) marktconsultaties, het opzetten van nieuwe aanbestedingen, het behandelen van aanvragen van offertes voor diensten, leveringen, werken en producten en het toewijzen daarvan.
• Bewaartermijn: 7 jaar (zie basisselectiedocument)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: voor communicatie benodigde gegevens
• Verzameldoel: De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van de gehele inkoop- en verplichtingenadministratie inclusief Europese aanbestedingen, en omvat (onder meer) marktconsultaties, het opzetten van nieuwe aanbestedingen, het behandelen van aanvragen van offertes voor diensten, leveringen, werken en producten en het toewijzen daarvan.
• Bewaartermijn: 7 jaar (zie basisselectiedocument)
• Bron: Van de betrokkene en deels van AZ.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van AZ betrokken bij dit werkproces

• Gegevens: naw gegevens; identificerende gegevens; voor communicatie benodigde gegevens; functie binnen AZ, autorisatieniveau, gebruiksgegevens en bevoegdheden.
• Verzameldoel: De verwerking van de persoonsgegevens heeft tot doel het beheer en controle van de gehele inkoop- en verplichtingenadministratie. De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging, het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
• Bewaartermijn: 7 jaar (zie basiselectiedocument)
• Bron: Van de betrokkene en deels van AZ.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Afnemer van (raam)overeenkomsten.
• Personen die belast zijn met of leiding geven aan de doeleinden van de verwerkingsactiviteit of die daarbij noodzakelijkerwijs zijn betrokken.
• Auditdienst Rijk, voor zover noodzakelijk voor de doeleinden van een audit.
• Andere organisatieonderdelen van AZ voor de financiële verantwoording.
• Andere overheidsdiensten, voor zover van belang voor de doeleinden van de verwerkingsactiviteiten of die daarbij noodzakelijkerwijs zijn betrokken.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.