Ministerraad, onderraden, ministeriële commissies

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Ministerraad, onderraden, ministeriële commissies in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• het ontvangen en verspreiden van agenda’s, stukken en andere informatie met betrekking tot onderraden, ministeriële commissies en andere bijeenkomsten waar KMP of relaties, veelal leden van de raad, aan deelnemen;

  Taak van algemeen belang

• Voor activiteiten rondom de ministerraad (externe activiteiten met leden van de raad, persconferentie-voorbereidingen, overleggen)

  Taak van algemeen belang

• Voorbereiding en uitvoering ministerraad (beveiliging, contactgegevens)

  Taak van algemeen belang

• de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en hun relaties en intern beheer. De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging, het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

  Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

(Oud-)bewindspersonen

• Gegevens: a. naw gegevens, b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. persoonlijke en identificerende gegevens; d. bijzondere persoonsgegevens; e. gegevens met betrekking tot de overleggen of bijeenkomsten; f. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
• Verzameldoel: het verzenden van agenda’s, stukken en andere informatie met betrekking tot onderraden, ministeriële commissies en andere bijeenkomsten waar KMP of relaties, veelal leden van de raad, aan deelnemen; de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en hun relaties en intern beheer.
• Bewaartermijn: 7 jaar (zie basisselectiedocument) Aansluitend wordt een deel van de gegevens gearchiveerd op grond van de Archiefwet 1995.
• Bron: Betrokkene en deels van secretariaten bewindspersonen.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid

(begeleidende) ambtenaren

• Gegevens: a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens betreffende de functie en taak binnen het departement; d. gegevens met betrekking tot de overleggen of bijeenkomsten; e. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
• Verzameldoel: het verzenden van agenda’s, stukken en andere informatie met betrekking tot onderraden, ministeriële commissies en andere bijeenkomsten waar KMP of relaties, veelal leden van de raad, aan deelnemen; de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en hun relaties en intern beheer.
• Bewaartermijn: 7 jaar (basisselectiedocument)
• Bron: Betrokkene en deels van secretariaten en andere departementen
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Relaties van bewindspersonen

• Gegevens: a. naw gegevens, b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. persoonlijke en identificerende gegevens; d. bijzondere persoonsgegevens; e. gegevens met betrekking tot de overleggen of bijeenkomsten; f. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
• Verzameldoel: a. het verzenden van agenda’s, stukken en andere informatie met betrekking tot onderraden, ministeriële commissies en andere bijeenkomsten waar KMP of relaties, veelal leden van de raad, aan deelnemen; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en hun relaties en intern beheer.
• Bewaartermijn: 5 jaar (basisselectiedocument)
• Bron: Betrokkene en deels van secretariaten departementen en AZ
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens over gezondheid

medewerkers van AZ

• Gegevens: a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens betreffende de functie en taak binnen het departement; d. gegevens met betrekking tot de overleggen of bijeenkomsten; e. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
• Verzameldoel: a. het verzenden van agenda’s, stukken en andere informatie met betrekking tot onderraden, ministeriële commissies en andere bijeenkomsten waar KMP of relaties, veelal leden van de raad, aan deelnemen; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en hun relaties en intern beheer.
• Bewaartermijn: 7 jaar (basisselectiedocument)
• Bron: Betrokkene en deels van de secretariaten departementen en AZ.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• AZ-medewerkers
• Beveiliging

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.