Raadsaam (zaaksysteem) Advisering

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Raadsaam (zaaksysteem) Advisering in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het ondersteunen van communicatie tussen de ambtenaren van de directie Advisering en ambtenaren van departementen.

  Taak van algemeen belang

• De betreffende ambtenaar raadplegen bij vragen/ onduidelijkheden over aanhangige adviesaanvragen.

  Taak van algemeen belang

• Opsturen van adviezen naar het betrokken Ministerie of de Eerste of Tweede Kamer (een afschrift van het advies wordt ook naar het Kabinet van de Koning gestuurd, maar zonder persoonsgegevens)

  Taak van algemeen belang

• Het op grond van hoofdstuk 2 van de Wet op de Raad van State en artikel 73 van de Grondwet gevraagd en ongevraagd uitbrengen van advies over wetsvoorstellen, begrotingen, miljoenennota, naturalisaties, pensioenregeling voor Europarlementariërs, bestuursgeschil, etcetera.

  Taak van algemeen belang

• Het registreren van alle benodigde gegevens ten behoeve van (uit te brengen) adviezen in Raadsaam.

  Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers, werkzaam bij departementen

• Gegevens: Voornaam of voorletter, achternaam, telefoonnummer en emailadres
• Verzameldoel: Communicatie tussen ambtenaren; Registratie van gegevens ten behoeve van uit te brengen adviezen; Opvragen van stukken; Opstellen van adviezen; Opsturen van adviezen
• Bewaartermijn: Conform selectielijst
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen advies worden uitgebracht.

Burgers of organisaties die petities hebben ingediend

• Gegevens: Voorletter(s) of voornaam en achternaam, adres, postcode, woonplaats
• Verzameldoel: Het registreren van gegevens ten behoeve van uit te brengen adviezen; Het versturen van een ontvangstbevestiging
• Bewaartermijn: Conform selectielijst
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen advies worden uitgebracht.

Medewerkers en staatsraden van de Raad van State, betrokken bij het uitbrengen van het betreffende advies

• Gegevens: Titel(s), voorletter(s), achternaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer
• Verzameldoel: Registreren van alle gegevens ten behoeve van het uitbrengen van het advies; Ondersteunen van de communicatie.
• Bewaartermijn: Conform selectielijst
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen advies worden uitgebracht.

Aanvragers voor Nederlanderschap (Naturalisatie zaken)

• Gegevens: Voorletter(s), voornaam, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, inhoud verzoek om naturalisatie, persoonsgegevens van familieleden (niet altijd), verblijfsvergunning, e-mailadres, telefoonnummer. Afhankelijk van de stukken in het dossier, waar inhoudelijk op ingegaan wordt in het advies, kunnen ook bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens worden verwerkt.
• Verzameldoel: Registreren van voornaam en achternaam ten behoeve van inwilligingen van een verzoek om naturalisatie en het uitbrengen adviezen
• Bewaartermijn: Conform selectielijst
• Bron: Immigratie- en Naturalisatiedienst
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen advies worden uitgebracht.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Medewerkers van een openbaar lichaam (bij bestuursgeschil) en burgers over wie het geschil gaat

• Gegevens: Voorletter (s), voornaam, achternaam, adres, postcode en woonplaats
• Verzameldoel: Het registreren van alle benodigde gegevens ten behoeve van (uit te brengen) adviezen in Raadsaam.
• Bewaartermijn: Conform selectielijst
• Bron: Openbaar lichaam (o.a. gemeente) die de zaak aanhangig maakt
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen advies worden uitgebracht.

Europarlementariërs en politieke ambtsdragers (bij pensioenregeling, zogenoemde Appa zaken)

• Gegevens: Titel (s), voorletter(s), achternaam en woonplaats.
• Verzameldoel: Registreren van gegevens ten behoeve van het uitbrengen van het advies
• Bewaartermijn: Conform selectielijst
• Bron: De aanvrager van het advies (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkszaken)
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen advies worden uitgebracht.

Staatsraad die een minderheidsadvies uitbrengt

• Gegevens: Functie, voorletters en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer
• Verzameldoel: Het op grond van artikel 27b, tweede lid, van de Wet op de Raad van State (tot 1-9-2010: artikel 24, tweede lid) de mogelijkheid hebben om met een afzonderlijk advies (minderheidsadvies) te komen.
• Bewaartermijn: Conform selectielijst
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen advies worden uitgebracht.

Betrokkenen in onteigeningszaken (betrokken ambtenaren van het ministerie)

• Gegevens: Voorletter(s), voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer
• Verzameldoel: Het registreren van alle benodigde gegevens ten behoeve van (uit te brengen) adviezen in Raadsaam.
• Bewaartermijn: Conform selectielijst
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de persoonsgegevens kan de verwerking niet plaatsvinden

Voorzitters van de Eerste en Tweede Kamer

• Gegevens: Functie, titel, voorletter(s), achternaam, e-mailadres, telefoonnummer
• Verzameldoel: Opsturen van adviezen naar het betrokken Ministerie of de Eerste of Tweede Kamer
• Bewaartermijn: Conform selectielijst
• Bron: Openbare bron/betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de persoonsgegevens kan de verwerking niet plaatsvinden

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerkers en staatsraden, werkzaam bij de directie Advisering
• Nationaal Archief
• Medewerkers van het depot

Doorgifte buiten EU

Er is sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie. Deze landen en/of internationale organisaties worden hieronder omschreven.

• Verenigde Staten

De gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU, of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen.