Registreren van inkomende fax- en digitale berichten

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Registreren van inkomende fax- en digitale berichten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het registreren van inkomende fax- en digitale berichten, incl. of de stukken compleet en goed zijn ontvangen, zodat desgevraagd daarin inzicht kan worden gegeven, zowel aan interne medewerkers als aan de afzender.

Gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigde belang is gelegen in het bijhouden van een deugdelijke faxregistratie en digitaal binnengekomen stukken.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Afzender van het faxbericht of digitale bericht

• Gegevens: Achternaam (of als de achternaam niet te achterhalen is en het e-mailadres van de afzender is bekend, dan wordt het e-mailadres genoteerd), woonplaats of bij het ontbreken daarvan het faxnummer, zaaknummer van rechtbank of naam bestemmingsplan, en zaaknummer van de Afdeling bestuursrechtspraak. In geval van digitaal ontvangen pakket tevens de bron en het pakketID
• Verzameldoel: Het registreren van inkomende fax- en digitale berichten, incl. of de stukken compleet en goed zijn ontvangen, zodat desgevraagd daarin inzicht kan worden gegeven, zowel aan interne medewerkers als aan de afzender.
• Bewaartermijn: Twee kalenderjaren
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen juiste registratie plaatsvinden.

Vreemdeling

• Gegevens: Achternaam, zaaknummer van rechtbank en zaaknummer van Afdeling bestuursrechtspraak (alleen in vreemdelingenzaken wordt de naam van de appellant geregistreerd).
• Verzameldoel: Het registreren van inkomende fax- en digitale berichten, incl. of de stukken compleet en goed zijn ontvangen, zodat desgevraagd daarin inzicht kan worden gegeven, zowel aan interne medewerkers als aan de afzender.
• Bewaartermijn: Twee kalenderjaren
• Bron: De gegevens zijn afkomstig van de gemachtigde van de vreemdeling
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen juiste registratie plaatsvinden.

Geadresseerde/betrokken behandelend ambtenaar

• Gegevens: Achternaam, bedrijfsonderdeel
• Verzameldoel: Het registreren van inkomende fax- en digitale berichten, incl. of de stukken compleet en goed zijn ontvangen, zodat desgevraagd daarin inzicht kan worden gegeven, zowel aan interne medewerkers als aan de afzender.
• Bewaartermijn: Twee kalenderjaren
• Bron: De medewerker die de fax registreert, registreert ook de naam van de ontvanger.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder de gegevens kan geen juiste registratie plaatsvinden.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Geadresseerde of behandelend ambtenaar
• Medewerkers van de Postselectie

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.