Secundair: Behandeling digitale documenten SCP

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Secundair: Behandeling digitale documenten SCP in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Functioneel beheer HP RM (Centraal functioneel beheer Ministerie van I&W)
Functioneel beheer kunnen in de systemen bij de documenten om eventuele fouten in processen of systemen te herstellen. Door deze werkzaamheden kunnen de functioneel beheerders in aanraking komen met persoonsgegevens. De uitvoering van functioneel beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Afzenders digitale correspondentie

  • Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document
  • Verzameldoel: De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie
  • Bewaartermijn: Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd als de document verband houdt met een onderzoek. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.
  • Bijzondere persoonsgegevens

    • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
    • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
    • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
    • Gegevens over gezondheid
    • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
    • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
    • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Medewerkers van het SCP

  • Gegevens: Naam, functie, afdeling, telefoonnummer, e-mailadres
  • Verzameldoel: Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten
  • Bewaartermijn: Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd als de document verband houdt met een onderzoek. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke
  • Bron: De persoonsgegevens zijn verzameld door de opsteller van het document en kunnen ook de persoonsgegevens van de opsteller van het document betreffen. De resterende gegevens komen vanuit management of personeelszaken
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: Als opsteller en eventuele geadresseerden zitten de gegevens in HP RM en is het document herleidbaar tot de opsteller
  • Bijzondere persoonsgegevens

    • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
    • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
    • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
    • Gegevens over gezondheid
    • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
    • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
    • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Personen die in het document of bestand genoemd worden

  • Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document
  • Verzameldoel: De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie
  • Bewaartermijn: Minimaal 10 jaar bewaard en daarna gearchiveerd als de document verband houdt met een onderzoek. Het proces daarna wordt beoordeeld door de verantwoordelijke
  • Bron: De wijze waarop de persoonsgegevens verzameld zijn hangt af van de bevoegdheden en de beleidsvelden van de opstellers van de documenten
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.
  • Bijzondere persoonsgegevens

    • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
    • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
    • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
    • Gegevens over gezondheid
    • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
    • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
    • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Afzender digitale documenten
  • Behandelaar van het document in HP RM en andere systemen als netwerkschijven, email en alle medewerkers die toegang hebben tot deze systemen. Voor documenten die buiten HP RM worden behandeld is de behandelaar zelf belast met het beheer en de overdacht aan informatiebeheer voor archivering
  • DIV-Medewerker voor de verzending van papieren correspondentie (digitale bron)
  • Ministerie van I&W directie concern informatie voorziening (DCI) belast met functioneel beheer
  • SSC-Campus voor technisch beheer van de Exchange e-mail server en netwerkservers

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

adjunct directeur Sociaal en Cultureel Planbureau

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 30
2594AV DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 16164
2500BD DEN HAAG
NEDERLAND

Referentie

Verwerkingsnummer: M5166
Type: Secundair