Secundair: Behandeling papieren correspondentie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Secundair: Behandeling papieren correspondentie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie

Gerechtvaardigd belang. Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door het SCP. Van het SCP wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Afzenders correspondentie

• Gegevens: Naam, adres, woonplaats, email, telefoonnummer, inhoud van de correspondentie
• Verzameldoel: Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
• Bewaartermijn: De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt of 10 jaar in het geval van WOB verzoeken. De verantwoordelijke beoordeelt uiteindelijk hoe lang de documenten worden bewaard.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Personen die in de documenten worden genoemd

• Gegevens: Naam, contactgegevens en inhoud van de correspondentie of het document
• Verzameldoel: Aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van persoonlijke, vertrouwelijke en aangetekende correspondentie
• Bewaartermijn: De bewaartermijn is in principe 5 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt of 10 jaar in het geval van WOB verzoeken. De verantwoordelijke beoordeelt uiteindelijk hoe lang de documenten worden bewaard.
• Bron: De persoonsgegevens van de ontvanger en eventuele individuen die in het document genoemd worden komen als bron vanuit de afzender
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerker voor wie de post bedoeld is
• Facilicom medewerkers die de post aannemen
• Medewerker archief- en of bibliotheek
• Medewerkers PostNL/DHL
• secretariaatsmedewerker SCP

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.