Toepassen Archiefwet- en regelgeving

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Toepassen Archiefwet- en regelgeving in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale wet- en regelgeving.
    Wettelijke verplichting
  • Conform artikel 7 Archiefwet 1995 vernietigen van papieren documenten die door digitale reproducties zijn vervangen (substitutie)
    Wettelijke verplichting. voorkomt bedrijfsvoering kosten voor opslag en voorkomt dubbellingen (eventuele vernietigen). Extra werkzaamheden.
  • Regie op de overdracht, het bewaren en vernietigen van papieren dossiers door Doc-Direkt
    Gerechtvaardigd belang. De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden (Art. 3 Archiefwet). Het ministerie maakt gebruik van Doc-Direkt als verwerker voor het selecteren op bewaren en vernietigen van papieren dossiers (toepassen BSD's).
  • Technisch en functioneel applicatiebeheer DoMuS
    Gerechtvaardigd belang. Technisch en functioneel beheer kunnen in de systemen bij de documenten om de aan techniek gerelateerde problemen op te kunnen lossen of om eventuele fouten in processen of systemen te herstellen. Hierbij kan het nodig zijn om de problemen te reconstrueren waardoor er dus inzicht kan zijn in persoonsgegevens. De uitvoering van technisch en functioneel beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden.
  • Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995
    Wettelijke verplichting. in DoMuS qua digitaal. DocMsysteem

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Personen die in het document worden genoemd

  • Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document
  • Verzameldoel: Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995
  • Bewaartermijn: De bewaartermijn is in principe 10 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Daarna wordt gearchiveerd op een wijze dat de gegevens raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijke beoordeelt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
  • Bron: De bron van deze gegevens komen vanuit de afzender.
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: Betrokkenen die corresponderen met het ministerie EZK/LNV zullen hun persoonsgegevens moeten geven voor behandeling van hun verzoeken.

Behandelaren van het document bij het ministerie EZK/LNV

  • Gegevens: Naam en afdeling
  • Verzameldoel: Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding op grond van de Archiefwet 1995
  • Bewaartermijn: De bewaartermijn is in principe 10 jaar vanaf het moment dat de persoonsgegevens worden verwerkt. Daarna wordt gearchiveerd op een wijze dat de gegevens raadpleegbaar zijn. De verantwoordelijke beoordeelt daarna wat er met de gegevens gebeurt.
  • Bron: Een deel komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: Op grond van de Archiefwet 1995 moet het ministerie toegankelijk en in geordende staat de informatiehuishouding inrichten. Achterhaald moet kunnen worden welke medewerker stukken heeft opgesteld.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening belast met de uitvoering de basisselectiedocumenten voor het bewaren en vernietigen van digitale documenten van ministerie EZK/LNV
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening belast met de regie op de overdracht, bewaren en het vernietigen van papieren dossiers door Doc-Direkt (toepassing basisselectiedocumenten)
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening belast met de uitvoering van het substitutiebesluit ministerie EZK/LNV voor papieren documenten.
  • Doc-Direkt (Ministerie BZK) als verwerker met het selecteren op bewaren en vernietigen van papieren dossiers (toepassen basisselectiedocumenten)
  • Het Nationaal Archief (NA) als verantwoordelijke na overdracht van papieren B dossiers door Doc-Direkt en van digitale B documenten door Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Digitale Informatievoorziening (toepassen basisselectiedocumenten)
  • Reisswolf Nederland B.V. voor het daadwerkelijk vernietigen van papieren documenten (substitutie en basisselectiedocumenten) (subverwerker FMH (ministerie BZK))
  • DICTU belast met het technisch applicatiebeheer van DoMuS
  • Ministerie EZK/LNV Directie Bedrijfsvoering/onderdeel Informatiemanagement, Facilitair en Huisvesting/team Functioneel Beheer & Regie belast met het functioneel beheer van DoMuS

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, namens deze de directeur Bedrijfsvoering

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verantwoordelijke

De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Bezoekadres

Bezuidenhoutseweg 73
2594AC DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 20401
2500EK DEN HAAG
NEDERLAND

Verdeling verantwoordelijkheid

Voor het toepassen van de Archiefwet- en regelgeving is ieder Hoofd van Dienst de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen zijn werkterrein. DB/IFH team DI voert de regie en vraagt akkoord van de Hoofden van Dienst.