Uitleenadministratie Algemene Zaken

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Uitleenadministratie Algemene Zaken in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

a. intern beheer van de uitleenfaciliteiten; b. intern beheer van de kranten- en tijdschriftenabonnementen en interne verspreiding kranten; c. intern beheer van uitleenbibliotheken. De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor de bedrijfsbeveiliging en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers ministerie van Algemene Zaken

• Gegevens: a.naam en andere identificerende gegevens; b.telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c.gegevens betreffende de functie en taak binnen AZ; d.gegevens betreffende de door de betrokkene te verrichten werkzaamheden; e.gegevens met betrekking tot de uitleenfaciliteiten; f.gegevens betreffende de aan de betrokkene beschikbaar gestelde werk- en bedrijfsruimte, voertuigen, fietsen, boeken, kantoorbehoeften en ander materiaal of kleding, alsmede andere voorzieningen.
• Verzameldoel: a. intern beheer van de uitleenfaciliteiten; b. intern beheer van de kranten- en tijdschriftenabonnementen en interne verspreiding kranten; c. intern beheer van uitleenbibliotheken. De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor de bedrijfsbeveiliging en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
• Bewaartermijn: 2 jaar (zie basisselectielijst)
• Bron: Van de betrokkene en deels van AZ.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan betrokkene geen gebruikmaken van de uitleenfaciliteiten of abonnementen.

externe instantie of persoon die boek leent of uitleent

• Gegevens: a. naam en andere identificerende gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens met betrekking tot de uitleenfaciliteiten.
• Verzameldoel: a. intern beheer van uitleenbibliotheken. De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor de bedrijfsbeveiliging en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
• Bewaartermijn: 2 jaar
• Bron: Van de betrokkene en deels van AZ.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan betrokkene boek niet lenen of uitlenen.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Degene, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de uitleenfaciliteiten of het intern beheer of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken. De gegevens worden verstrekt voor de doeleinden van de verwerkingsactiviteit.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.