Uitvoeren taken op het gebied van vervoerskaarten van medewerkers

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Uitvoeren taken op het gebied van vervoerskaarten van medewerkers in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Facturatie en/of rapportages (1) Kaartbestelling, - beëindiging, -migratie (2) Personalisatie OV-chipkaart (3) Mutaties voor kaarten/(traject)abonnementen (4) Verzending kaarten en bepaling woon-werktraject (5) voor abonnementen Verzending e-mailuitnodiging voor aanvraagmodule, gebruikersnaam portal (6) Bepaling woon-werktrajecten voor abonnementen (7)

  Wettelijke verplichting

• Ontsluiten ketendienst voor medewerkers

  Toestemming betrokkene

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers die een Mobiliteitskaartkaart heeft aangevraagd

• Gegevens: 1 Personeelsnummer, kostenplaatscode, kostenplaatsomschrijving, afdelingscode, afdelingsnaam, 2 datum ingang plaatsing in de organisatie, datum einde plaatsing in de organisatie, 3 voorletters, voorvoegsels, eigennaam, geboortedatum, 4 ingangsdatum adres, einddatum adres, 5 straatnaam, huisnummer, huisnummertoev, postcode, plaatsnaam, landnaam, 6 e-mailadres, einddatum e-mailadres, 7 ingangsdatum plaats van tewerkstelling/standplaats, einddatum plaats van tewerkstelling/standplaats
• Verzameldoel: Facturatie en/of rapportages (1) Kaartbestelling, - beëindiging, -migratie (2) Personalisatie OV-chipkaart (3) Mutaties voor kaarten/(traject)abonnementen (4) Verzending kaarten en bepaling woon-werktraject (5) voor abonnementen Verzending e-mailuitnodiging voor aanvraagmodule, gebruikersnaam portal (6) Bepaling woon-werktrajecten voor abonnementen (7)
• Bewaartermijn: Reisgegevens worden na 18 maanden geanonimiseerd maar wel bewaard, dus zonder dat de reisgegevens zonder nadere handelingen naar een individu zijn te herleiden. Geanonimiseerde gegevens worden 7 jaar bewaard conform de eisen van de Belastingsdienst
• Bron: P-Direkt en medewerker zelf
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers die een vervoerkaart heeft aangevraagd

• Gegevens: Naam werkgever, Voorletters, Tussenvoegsel, Achternaam, Geboortedatum, Evt. pasfoto (t.b.v. abonnementsvormen)
• Verzameldoel: Personalisatie OV-chipkaart (3) Mutaties voor kaarten/(traject)abonnementen (4) Verzending kaarten en bepaling woon-werktraject (5) voor abonnementen Verzending e-mailuitnodiging voor aanvraagmodule, gebruikersnaam portal (6)
• Bewaartermijn: Reistransacties (op OV-chipcardnummer, dus niet op naam) worden bewaart voor 18 maanden
• Bron: P-Direkt, worden via Shuttle doorgegeven aan TLS
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerker met NS busisnesscard

• Gegevens: NAW, Pasfoto, Tijd/datum, Locaties (CheckInCheckOut).
• Verzameldoel: Personalisatie OV-chipkaart (3) Mutaties voor kaarten/(traject)abonnementen (4) Verzending kaarten en bepaling woon-werktraject (5) voor abonnementen Verzending e-mailuitnodiging voor aanvraagmodule, gebruikersnaam portal (6)
• Bewaartermijn: Reistransacties (op OV-chipcardnummer, dus niet op naam) worden bewaart voor 18 maanden.
• Bron: P-Direkt. Worden via Shuttle aan vervoerder doorgegeven
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerker die optionele aanvullende ketendiensten afneemt

• Gegevens: Toegangsbeheer en rittenadministratie poolauto’s Deelnemer: - Chipid, - E-mailadres, Te bepalen door Deelnemer icm Leverancier Toegangsbeheer & ritadministratie. Greenwheels, zowel Deelauto als Poolauto: - Chipkaartnr, - Chip-ID, - NAW gegevens, - Telefoonnr, - Rijbewijsnr, - Vijf verzekeringsvragen, - Adres. (Straat)parkeren: - Chip-ID, - Email, - Kenteken, - Telefoonnr optioneel. Tanken: - Klantnummer, - Pincode. Electrisch laden: - Druppel-ID
• Verzameldoel: Ontsluiten ketendienst voor medewerkers
• Bewaartermijn: Transacties (op OV-chipcardnummer, dus niet op naam) worden bewaart voor 18 maanden
• Bron: P-Direkt en medewerker
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Ministerie van VWS
• Sub-verwerkers : Dienstverleners ketendiensten (zoals; Straatparkeren, Autodelen, Internationaal Treinreizen)
• Sub-verwerker : TLS

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.