Verwerken van notulen, verslagen en agenda's

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Verwerken van notulen, verslagen en agenda's in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Vindbaar maken en beschikbaar houden van bepaalde onderwerpen, mededelingen, notities, etcetera die in de vergadering van de Afdeling advisering en het kennisoverleg (overleg juristen en directeur Advisering) aan de orde komen.

Gerechtvaardigd belang. Zorgvuldige verslaglegging van vergaderingen van de Afdeling advisering en van het kennisoverleg en archivering van de agenda's en verslagen van die vergaderingen

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers van de directie Advisering en staatsraden van de Afdeling advisering.

• Gegevens: Titel(s), voorletter(s), voornaam, achternaam, functie
• Verzameldoel: - bespreken van adviesaanvragen - raadplegen van onderwerpen/ mededelingen/notities/etcetera
• Bewaartermijn: Conform selectielijst
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zowel voor de agenda als de notulen is het van belang dat de gegevens beschikbaar zijn, om zo te traceren wie een adviesaanvraag heeft behandeld. Het niet aanleveren van de gegevens komt in het strijd met de wettelijke grondslag algemeen belang/ taak openbaar gezag.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerkers van de directie Advisering en staatsraden van de Afdeling advisering, medewerkers bibliotheek en medewerkers (interne) archief/depot (notulen van de vergadering van de Afdeling advisering)
• Nationaal Archief (notulen van de vergadering van de Afdeling advisering)
• Medewerkers van de directie Advisering (verslagen van het kennisoverleg)

Doorgifte buiten EU

Er is sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie. Deze landen en/of internationale organisaties worden hieronder omschreven.

• Verenigde Staten

De gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU, of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen.