Advisering over klachtbehandeling

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Advisering over klachtbehandeling in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Om een klacht op grond van de Algemene wet bestuursrecht op rechtmatige wijze af te doen en de klager optimaal te informeren is het noodzakelijk om de contactgegevens van de klager te verwerken.

  Wettelijke verplichting. Titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht.

• Contact met (medewerkers van) de Nationale Ombudsman

  Wettelijke verplichting. Titel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Personen die een klacht indienen. Dit kunnen ook personen zijn die een rechtspersoon vertegenwoordigen.

• Gegevens: Contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie, etc. Soms ook bijzondere persoonsgegevens indien relevant voor de klachtafhandeling
• Verzameldoel: Om een klacht op grond van de Algemene wet bestuursrecht op rechtmatige wijze af te doen en de klager optimaal te informeren is het noodzakelijk om de contactgegevens van de klager te verwerken
• Bewaartermijn: GWR-selectielijst Concern OCW (10.3): vernietiging na maximaal 5 jaar. Voor andere organisatieonderdelen kunnen andere termijnen gelden, zie de selectielijsten.
• Bron: Persoon die zelf klacht indient en Nationale Ombudsman
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders wordt de klacht niet behandeld

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Personen die door de klager als referent worden aangevoerd. Dit kunnen ook personen zijn die een rechtspersoon vertegenwoordigen.

• Gegevens: Contactgegevens
• Verzameldoel: Om een klacht op grond van de Algemene wet bestuursrecht op rechtmatige wijze af te doen en de klager optimaal te informeren is het noodzakelijk om de contactgegevens van de klager te verwerken.
• Bewaartermijn: GWR-selectielijst Concern OCW (10.3): vernietiging na maximaal 5 jaar. Voor andere organisatieonderdelen kunnen andere termijnen gelden, zie de selectielijsten.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Naam, emailadres, telefoonnummers, functie en eventueel adresgegevens en naam van rechtspersoon indien van toepassing.
• Verzameldoel: Contact onderhouden.
• Bewaartermijn: GWR-selectielijst Concern OCW (10.3): vernietiging na maximaal 5 jaar. Voor andere organisatieonderdelen kunnen andere termijnen gelden, zie de selectielijsten.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Bij een bejegeningsklacht: de persoon waarop de klacht betrekking heeft

• Gegevens: Contactgegevens, naam, emailadres, functie, evt. informatie over persoonlijk handelen, gezondheid, etc.
• Verzameldoel: Om de klacht op de juiste wijze te kunnen afhandelen en om betreffende medewerker te kunnen informeren over de ingediende klacht en de medewerker in staat te stellen om de omstandigheden van de klacht toe te lichten.
• Bewaartermijn: GWR-selectielijst Concern OCW (10.3): vernietiging na maximaal 5 jaar. Voor andere organisatieonderdelen kunnen andere termijnen gelden, zie de selectielijsten.
• Bron: Betrokken en de contactgegevens komen uit het personeelsbestand van het ministerie van OCW.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan er geen hoor- en wederhoor worden toegepast.

(Medewerkers van) de Nationale Ombudsman

• Gegevens: Contactgegevens naam, emailadres, telefoonnummer en functie
• Verzameldoel: Het opvolgen van aanwijzingen van de Nationale Ombudsman, het beantwoorden van vragen van de Nationale Ombudsman,het acteren op interventies van de Nationale Ombudsman
• Bewaartermijn: GWR-selectielijst Concern OCW: vernietiging na maximaal 5 jaar. Voor andere organisatieonderdelen kunnen andere termijnen gelden, zie de selectielijsten.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan er geen contact onderhouden worden met (medewerkers van) de Nationale Ombudsman.Anders kan de klacht niet worden afgedaan.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerkers eerstelijns klachtbehandeling van het ministerie van OCW of een organisatieonderdeel daarvan.
• Medewerkers van de directie wetgeving van het ministerie van OCW die belast zijn met het adviseren over klachtbehandeling.
• Medewerkers van de directie Centrale Eenheid Informatievoorziening i.v.m. het samenstellen van een klachtdossier.
• De verantwoordelijke binnen het ministerie van OCW of buitendienst die de uitgaande brief aan de persoon die klaagt of de persoon die namens rechtspersoon optreedt ondertekent.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.