Afhandelen Woo-verzoeken

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Afhandelen Woo-verzoeken in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het behandelen van een Woo-verzoek.

  Wettelijke verplichting. O.g.v. de artikelen 4.1 en 4.3 van de Woo moet OCW binnen de wettelijke beslistermijn besluiten over een verzoek om openbaarmaking van informatie. Hiervoor is nodig: 1. Communiceren met de verzoeker 2. Verzamelen van de op het verzoek betrekking hebbende documenten 3. Beoordelen en lakken van deze documenten 4. Eventueel derden verzoeken om een zienswijze 5. Een beslissing nemen over het verzoek

• Opstellen van een openbaarheidsparagraaf in de begroting en verantwoording

  Wettelijke verplichting. O.g.v. artikel 3.5 Woo moet OCW in de begroting en de verantwoording een paragraaf opnemen over de uitvoering van deze wet.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Indieners van een Woo-verzoek

• Gegevens: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadres, functie en bedrijf waarvoor persoon werkzaam is, eventueel andere relevante persoonsgegevens (waaronder ook bijzondere)
• Verzameldoel: Communiceren met de Woo-verzoeker en intern m.b.t. de afhandeling van het Woo-verzoek
• Bewaartermijn: Documenten m.b.t. de afhandeling van Woo-verzoeken moeten blijvend bewaard worden op grond van 5.2 GWR-selectielijst OCW.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan het besluit niet aan iemand worden gericht

Eenieder

• Gegevens: Afhankelijk van het onderwerp waarnaar gevraagd wordt kan dit in beginsel eenieder betreffen die ooit met OCW gecommuniceerd heeft of die in beleidsstukken van OCW voorkomt.
• Verzameldoel: Het behandelen van een Woo-verzoek.
• Bewaartermijn: Documenten m.b.t. de afhandeling van Wob-verzoeken moeten blijvend bewaard worden opgrond van 5.2 GWR-selectielijst OCW.
• Bron: Externe bron, namelijk: Proza, e-mailinboxen medewerkers, inboxen chatapplicaties medewerkers.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Centrale Woo-coördinator bij WJZ en de decentrale Woo-coördinatoren bij de dienstonderdelen binnen het ministerie van OCW.
• Behandelaren van Woo-verzoeken binnen alle dienstonderdelen van het ministerie van OCW en juridisch adviseurs van WJZ.
• Directie Communicatie wordt bij ontvangst van een Woo-verzoek direct geïnformeerd en blijft geïnformeerd.
• Leidinggevenden binnen het ministerie van OCW belast met het accorderen van de beslissing op het Woo-verzoek.
• Dossierhouder belast met het opzoeken van documenten in het kader van de behandeling van een Woo-verzoek.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.