Autorisatie voor het Document Management Systeem

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Autorisatie voor het Document Management Systeem in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het verzorgen van een goede autorisatie- en rechtenmatrix in het Document Management Systeem van het ministerie van Algemene Zaken. Daarmee borgend, dat alleen diegene toegang hebben tot informatie die daartoe door de gegevenseigenaren/hoofden van dienst gerechtigd zijn.

Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang, waardoor het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken. Dit doel kan niet op andere wijze worden bereikt.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Alle medewerkers van het ministerie van Algemene Zaken

• Gegevens: Persoonlijke gegevens zoals titel, voornamen en achternaam, dienstonderdeel
• Verzameldoel: Een goed ingerichte informatiehuishouding waarbij de autorisatie- en rechtenmatrix goed is ingericht. Daarmee voorkomend dat ongeautoriseerden toegang hebben tot afgeschermde informatie. Het verzorgen van een goede autorisatie- en rechtenmatrix in het Docum.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
• Bewaartermijn: De rechten zijn actueel en worden regelmatig bijgewerkt. Zodra iemand de organisatie verlaat of naar een ander dienstonderdeel gaat, wordt de autorisatie- rechtenmatrix bijgewerkt waardoor betrokkene geen 'oude rechten' meer heeft. De persoonsgegevens zijn gekoppeld aan de bewaartermijnen van de dossiers.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan heeft betrokkene geen toegang tot de informatie van de betrokken gegevenseigenaar.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Aan de DIV-medewerkers i.v.m. het archiefbeheer, aan Functioneel beheer i.v.m. de feitelijke inrichting van de autorisatie- rechtenmatrix in het DMS en desgevraagd aan de gegevenseigenaar. Deze is verantwoordelijk voor de toegang tot de informatie en moet weten wie er wel of niet bij de informatie kan.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.