Bedrijfsvoering financiën buiten SAP en P-Direkt

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Bedrijfsvoering financiën buiten SAP en P-Direkt in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• a) Financiën externe opdrachten Ter verantwoording van uitgebrachte offertes en van de financiën van externe opdrachten na gunning aan de externe opdrachtgever, vaak via een verplichte accountantsverklaring (bij EU-tenders).

  Gerechtvaardigd belang. een voor de bedrijfsvoering passende administratie voeren, die PBL in staat stelt zich te verantwoorden voor externe opdrachten die het voor anderen uitvoert.

• b) Financiën flitsopdrachten Ter verantwoording van financiële opdrachten van beperkte omvang en van de bijbehorende administratieve afhandeling.

  Gerechtvaardigd belang. een voor de bedrijfsvoering passende administratie voeren, die PBL in staat stelt zich te verantwoorden voor externe opdrachten van beperkte financiële omvang die het aan anderen verstrekt.

• c) Salaris- en tijdschrijfoverzichten medewerkers Voor het maken van geanonimiseerde rapportages met financiële prognoses, berekeningen en analyses en ter verantwoording van deze rapportages.

  Gerechtvaardigd belang. een voor de bedrijfsvoering passende administratie voeren, die PBL in staat stelt zich te verantwoorden voor de interne financiële bedrijfsvoering.

• d) Financiën detacheringen Voor het inzichtelijk maken van de verwachte kosten bij het detacheren van een medewerker, voor het nemen van verantwoorde beslissingen hierover.

  Gerechtvaardigd belang. een voor de bedrijfsvoering passende administratie voeren, die PBL in staat stelt zich te verantwoorden voor de interne financiële bedrijfsvoering.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Projectteamleden externe opdracht / tender

• Gegevens: a) Naam, organisatie b) CV: geboortedatum, geslacht, nationaliteit, kennis, vaardigheden, ervaring c) Rol/taak in projectteam d) Salariskosten e) Urenbegroting en ureninzet f) Overige kosten, bijv. reizen
• Verzameldoel: a) Identificatie b) en c) Geschiktheid als deelnemer projectteam d), e) en f) Onderbouwing kosten, accountantsverklaring
• Bewaartermijn: Verwijderd 7 jaar na afronding van het project. Tenders worden bewaard tot 7 jaar na ontvangst bericht van niet-gunning offerte.
• Bron: Werkgever (PBL of externe projectpartner): Naam, organisatie, rol/taak in projectteam, salariskosten, urenbegroting Betrokkene zelf (via werkgever): CV, ureninzet, gemaakte overige kosten
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Betrokkene kan anders niet werken aan het externe project.

Contactpersoon externe leverancier

• Gegevens: naam, organisatie, mailadres, tel.nummer (plus wat contactpersoon zelf deelt in bijv. een offerte)
• Verzameldoel: verlenen opdracht (van beperkte financiële omvang) en bewaken afhandeling.
• Bewaartermijn: Alle documentatie van afgeronde flitsopdrachten wordt aan het einde van elk kalenderjaar weggegooid (de facturen en betaalgegevens staan in SAP). De documentatie van flitsopdrachten die bij de jaarovergang nog open staan, wordt bewaard totdat de opdracht is afgerond en daarna aan het einde van het jaar weggegooid.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

(ex-)medewerker PBL

• Gegevens: naam, personeelsnummer, salaris- en aanvullende componenten (reizen, betalingen, etc.), besteedde uren per kostensoort per maand en cumulatief per jaar
• Verzameldoel: maken geanonimiseerde financiële overzichten, prognoses en analyses (per project, per sector, per periode, etc.)
• Bewaartermijn: Onbepaald: er zijn sinds 2008 tot nu toe geen overzichten verwijderd.
• Bron: IenW (werkgever): naam, personeelsnummer, salaris- en aanvullende componenten (reizen, betalingen, etc.) Betrokkene zelf: besteedde uren per kostensoort per maand en cumulatief per jaar
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: betrokkene wordt door leidinggevende aangesproken. bij volharding in weigering gevolgen voor functioneren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Financiële overzichten, prognoses en rapportages: financiële medewerkers PBL en hoofd bedrijfsvoering.
• Financiën flitsopdrachten: financiële medewerkers PBL, hoofd bedrijfsvoering en de secretariaatmedewerkers van PBL.
• Tijdschrijfoverzichten per medewerker per sector: het sectorhoofd en het plaatsvervangend sectorhoofd.
• Financiën externe opdrachten: aan de financiële medewerkers van PBL, aan het hoofd bedrijfsvoering en aan de externe accountant die de financiële controle uitvoert.
• Financiën detacheringen: financiële medewerkers PBL en hoofd bedrijfsvoering.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.