Behandelen digitale documenten

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Behandelen digitale documenten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het fysiek maken van digitale correspondentie. Waarbij het gaat om het aanmaken, in behandeling nemen, parafering en afdoening van de post.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering.

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Archiveren conform de Archiefwet.

  Wettelijke verplichting

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Afzenders

• Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document.
• Verzameldoel: De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Bewaartermijn: V5 na 5 jaar vernietigen
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers RVO voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
• Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
• Bewaartermijn: V5 na 5 jaar vernietigen
• Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
• Degenen die binnen RVO belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de beschreven doelen van deze verwerking
• Auditdienst Rijk (ADR)
• Alle verwerkers genoemd in de map ‘Verwerker’

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.