Behandelen digitale documenten

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Behandelen digitale documenten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

  • Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door RVO. Van een rijksdienst wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet de rijksdienst van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.
  • Aanmaak, behandeling, parafering en afdoening van documenten.
    Er wordt correspondentie ontvangen en verstuurd door RVO. Van een rijksdienst wordt verwacht dat de binnenkomende correspondentie behandeld zal worden en dat deze correspondentie wordt beantwoord. Door het verwerken van de persoonsgegevens weet de rijksdienst van wie de correspondentie is of waar correspondentie naartoe moet worden verzonden. Daarnaast kan de inhoud van de correspondentie betrekking hebben op individuen die noch de afzender of ontvanger zijn.
  • Functioneel beheer eDocs / Digitaal Archief.
    Functioneel beheer kunnen in de systemen bij de documenten om eventuele fouten in processen of systemen te herstellen. Door deze werkzaamheden kunnen de functioneel beheerders in aanraking komen met persoonsgegevens. De uitvoering van functioneel beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden.
  • Technisch beheer eDocs / Digitaal Archief, netwerkschijven, Outlook, samenwerkingsruimtes.
    Technisch beheer kan in de systemen bij de documenten om de aan techniek gerelateerde problemen op te kunnen lossen. Hierbij kan het nodig zijn om de problemen te reconstrueren waardoor er dus inzicht kan zijn in persoonsgegevens. De uitvoering van technisch beheer is belangrijk om een correct en betrouwbaar systeem in stand te kunnen houden.
  • Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.
    Taak van algemeen belang
  • Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.
    Taak van algemeen belang
  • Archiveren conform de Archiefwet.
    Wettelijke verplichting
  • Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.
    Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Afzenders

  • Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document.
  • Verzameldoel: De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: Betrokkene
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers RVO.nl die belast zijn met de uitvoering, voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

  • Gegevens: Naam, functie, organisatie-onderdeel, telefoonnummer, e-mailadres.
  • Verzameldoel: Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie. De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: De persoonsgegevens zijn verzameld door de opsteller van het document en kunnen ook de persoonsgegevens van de opsteller van het document betreffen.
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Personen die in het document of bestand genoemd worden

  • Gegevens: Naam, contactgegevens, inhoud van het document.
  • Verzameldoel: De aanmaak, behandeling en afdoening van documenten. Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie.
  • Bewaartermijn: Zie Selectielijst Ministerie van EZK. Gegevens worden bewaard volgens de richtlijnen in de geldende selectielijsten. De concrete bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de complexiteit van het dossier en de daarin verrichte handelingen. Als de bewaartermijn is verstreken wordt het dossier in zijn geheel verwijderd inclusief documenten en gegevens.
  • Bron: De wijze waarop de persoonsgegevens verzameld zijn hangt af van de bevoegdheden van de opstellers van de documenten.
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
  • Afzender van de documenten
  • Degenen die binnen RVO.nl belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de beschreven doelen van deze verwerking
  • Auditdienst Rijk

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Economische Zaken en Klimaat, namens deze de algemeen directeur Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Bezoekadres

Prinses Beatrixlaan 2
2595AL DEN HAAG
NEDERLAND

Postadres

Postbus 93144
2509AC DEN HAAG
NEDERLAND