Behandelen van integriteitsmeldingen en uitvoeren -onderzoeken Financiën (OIF)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Behandelen van integriteitsmeldingen en uitvoeren -onderzoeken Financiën (OIF) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.

Uitvoering overeenkomst. Het gaat hierbij om de onderzoeken die het OIF uitvoert. Dit betreffen interne onderzoeken. Hierbij zullen medewerkers het onderwerp van onderzoek zijn. Veelal zal het gaan om ambtenaren of andere medewerkers in dienst van het ministerie van Financiën. Op grond van art. 6 van de Ambtenarenwet 2017 en pagina 9 van de BIPO en Wet huis voor klokkenluiders artikel 1onder d.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Mensen in dienst, werkzaam bij of voor het Ministerie van Financiën waarover een melding is gedaan over vermoedelijke integriteitsschending (betrokkene).

• Gegevens: Contactgegevens, zoals NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: Melder, ETG, P-direkt, SAP
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Fiscale/financiële gegevens (in het kader van een integriteitsschending/witwassen)
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: Melder, afdeling fiscaliteit Belastingdienst, betrokkene, coördinator Ambtenarenposten
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Personeelsgegevens (waaronder rechtspositionele status en vaststellen van leidinggevende functie)
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: Externe bron, namelijk: P-Direkt, O&P, SAP
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Strafrechtelijke gegevens (bij vermoeden van het begaan van een strafbaar feit of recidive)
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: Openbaar Ministerie, Bureau Integriteit & Veiligheid
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Gegevens uit bestanden die behoren bij bedrijfsmiddelen van het Ministerie van Financiën (rittenadministratie, email, toegangsbeveiliging, bewakingscamera's, devices, etc.).
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: Externe bron, namelijk: Bestanden behorende bij bedrijfsmiddelen van het Ministerie van Financiën
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Degene die een melding doet van een vermoedelijke integriteitsschending: een (voormalig) medewerker van Financiën (melder).

• Gegevens: Contactgegevens
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: Externe bron, namelijk: Melder
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Melding van een vermoedelijke integriteitsschending
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: melder
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Derden genoemd in een melding van een vermoedelijke integriteitsschending en/of betrokken bij het uitvoeren van onderzoek daarnaar (getuige).

• Gegevens: Informatie die relevant is voor het beoordelen van een melding en/of het uitvoeren van een feitenonderzoek (getuigenverklaring).
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: melder, betrokken derde (getuige)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Naam en contactgegevens
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: melder en betrokken derden
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Functie
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: Getuige
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

De personen belast met het uitvoeren van het onderzoek (Onderzoekers OIF).

• Gegevens: Naam en contactgegevens
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: OIF
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De gegevens van de onderzoeker moeten bekend zijn om het onderzoek te kunnen valideren.

Het bevoegd gezag van de persoon waarover een melding is gedaan over vermoedelijke integriteitschending: Top 25 ministerie van Financiën.

• Gegevens: Naam en contactgegevens
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: SAP/P-direct
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder toestemming van het bevoegd gezag kan geen integriteitsonderzoek worden uitgevoerd.

Jurist bij de afdeling P&O (Arbeidsjurist)

• Gegevens: Naam en contactgegevens
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: O&P
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder advies van een arbeidsjurist kan het bevoegd gezag niet tot een besluit komen.

Raadsman

• Gegevens: Naam en contactgegevens
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Openbaar ministerie

• Gegevens: Strafrechtelijke gegevens met betrekking tot betrokkene
• Verzameldoel: Het aannemen, registreren en beoordelen van meldingen van vermoedelijke integriteitsschendingen en het uitvoeren van voor- en/of feitenonderzoeken bij het Ministerie van Financiën.
• Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het moment van de afdoeningsbeslissing op grond van het onderzoek
• Bron: OM, Bureau Integreit & Veiligheid
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Als gegevens niet worden aangeleverd komt men niet tot een juiste afdoening van het onderzoek.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• SSO O&P
• Arbeidsjuristen Ministerie van Financiën
• Vertrouwenspersoon
• Bedrijfs Maatschappelijk Werk (BMW)
• Bedrijfsarts
• O&P Concerndirectie
• Douane Landelijke Service Organisatie
• Openbaar Ministerie
• FIOD/BIV
• Functionaris voor Gegevensbescherming
• Coördinator Ambtenarenposten
• Klachtenteam Belastingdienst
• Centraal Meldpunt Integriteit Belastingen
• Algemeen Adviespunt Integriteit
• Commissie Integriteit Financiën
• Meldpunt Bijzondere Voorvallen Douane
• Meldpunt Incidentenafhandeling
• Gemachtigde vertegenwoordiger van de betrokkene (raadsman)
• Bevoegd gezag

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.