Bestand reislogistieke gegevens internationale vertegenwoordiging

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Bestand reislogistieke gegevens internationale vertegenwoordiging in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het regelen van alle reislogistiek voor het bijwonen van internationale bijeenkomsten inzake beleid door medewerkers die Nederland vertegenwoordigen

Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Deelnemers aan de internationale bijeenkomsten

• Gegevens: Naam, titel, functie, zakelijke contactgegevens (adres, e-mail, telefoonnummer)
• Verzameldoel: Het regelen van alle reislogistiek voor het bijwonen van internationale bijeenkomsten inzake beleid door medewerkers die Nederland vertegenwoordigen
• Bewaartermijn: Vijf jaar na deelname aan de internationale bijeenkomst
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Kopie paspoort
• Verzameldoel: Het regelen van alle reislogistiek voor het bijwonen van internationale bijeenkomsten inzake beleid door medewerkers die Nederland vertegenwoordigen
• Bewaartermijn: Kopie wordt vernietigd nadat betrokkene niet meer als vertegenwoordiger zal afreizen naar internationale bijeenkomsten
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerkers van de directie Buitenlandse Financiële Betrekkingen die de taak hebben om alle reislogistiek (tickets, hotels, aanmeldingen) te regelen voor deelnemers aan de internationale bijeenkomsten
• (Buitenlandse) autoriteiten en internationale organisaties die internationale bijeenkomsten organiseren, ontvangen de gegevens die nodig zijn voor registratie van deelnemers aan die bijeenkomst

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.