Bezoekersagenda (Outlook)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Bezoekersagenda (Outlook) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• 1. Dienstverlening (ontvangen bezoeker, attenderen AZ medewerker op arriveren van bezoek)

  Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfvoerings- en beveiligingsbelang, waardoor het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken. Dit doel kan niet op andere wijze worden bereikt.

• 2. Controle of de bezoeker door een AZ medewerker is aangemeld en zich in de publiekszone en het beperkte standaard werkgebied mag begeven

  Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfvoerings- en beveiligingsbelang, waardoor het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken. Dit doel kan niet op andere wijze worden bereikt.

• 3. Het hebben van overzicht van personen die zich op een bepaald tijdstip in een bepaalde zonering in het pand bevinden (veiligheid

  Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfvoerings- en beveiligingsbelang, waardoor het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken. Dit doel kan niet op andere wijze worden bereikt.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

1. Bezoeker van het ministerie van Algemene Zaken

• Gegevens: a. rol AZ medewerker (contactpersoon, gastheer/vrouw) b. contactpersoon (AZ medewerker) c. gastheer/vrouw (AZ medewerker
• Verzameldoel: a Dienstverlening en Controle b. Om contact op te nemen dat bezoeker er is c. Om contact op te nemen mbt bezoeker
• Bewaartermijn: 6 maanden (bron website AP)
• Bron: de gastheer/vrouw
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Bezoeker krijgt geen toegang

2. Medewerker van het ministerie van Algemene Zaken

• Gegevens: a. rol AZ medewerker (contactpersoon, gastheer/vrouw) b. contactpersoon (AZ medewerker) c. gastheer/vrouw (AZ medewerker)
• Verzameldoel: a Dienstverlening en Controle b. Om contact op te nemen dat bezoeker er is c. Om contact op te nemen mbt bezoeker
• Bewaartermijn: 6 maanden (bron website AP)
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Bezoeker krijgt geen toegang

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• De bezoekersagenda wordt ingezien door medewerkers van de Frontoffice en van de Beveiliging
• De medewerker van het ministerie van Algemene Zaken die het bezoek heeft aangemeld.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.