Burgerbrieven en mediaverzoeken Algemene Zaken (AZ)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Burgerbrieven en mediaverzoeken Algemene Zaken (AZ) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• a. de behandeling, de afdoening en archivering van burgerbrieven en mediaverzoeken; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening voor betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening en de daarover gemaakte afspraken; d. het behandelen van geschillen en het in voorkomende gevallen daartoe in handen stellen van derden van correspondentie en/of documenten.

  Taak van algemeen belang

• a. de behandeling, de afdoening en archivering van burgerbrieven en mediaverzoeken; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening voor betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening en de daarover gemaakte afspraken; d. het behandelen van geschillen en het in voorkomende gevallen daartoe in handen stellen van derden van correspondentie en/of documenten.

  Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt.

• De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

  Gerechtvaardigd belang. De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

verzoekers (van onder meer burgerbrieven en/of mediaverzoeken);

• Gegevens: a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens met betrekking tot de vraagstelling en/of het mediaverzoek; d. gegevens persoonlijke omstandigheden verzoeker; e. financiële gegevens en/of bijzondere persoonsgegevens verzoeker; f. gegevens met betrekking tot de afhandeling en de te verzenden en/of verzonden informatie.
• Verzameldoel: a. de behandeling, de afdoening en archivering van burgerbrieven en mediaverzoeken; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening voor betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening en de daarover gemaakte afspraken; d. het behandelen van geschillen en het in voorkomende gevallen daartoe in handen stellen van derden van correspondentie en/of documenten.
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 046 en handeling 72)
• Bron: Van de betrokkene zelf en deels van AZ
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid

medewerkers van de departementen die betrokken zijn bij de overheidscommunicatie of andere dienstverlening;

• Gegevens: a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens betreffende de functie en taak binnen het departement of als dienstverlener; d. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
• Verzameldoel: a. de behandeling, de afdoening en archivering van burgerbrieven en mediaverzoeken; b. de communicatie met de betrokkenen, waaronder het onderhouden van contacten met betrokkenen en de mogelijke dienstverlening voor betrokkenen; c. het bijhouden van een overzicht van de verzonden informatie of dienstverlening en de daarover gemaakte afspraken; d. het behandelen van geschillen en het in voorkomende gevallen daartoe in handen stellen van derden van correspondentie en/of documenten.
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 046 en handeling 72)
• Bron: Van de betrokkene zelf en deels van AZ.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

medewerkers van AZ.

• Gegevens: a. naw gegevens; b. telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens; c. gegevens betreffende de functie en taak binnen AZ; d. gegevens met betrekking tot de te verzenden en verzonden informatie.
• Verzameldoel: De verwerking kan verder gebruikt worden voor het maken van statistische- en andere overzichten voor interne bedrijfsstatistiek, voor beleids- of wetenschappelijk onderzoek, voor de bedrijfsbeveiliging en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
• Bewaartermijn: 3 jaar (zie BSD 046 en handeling 72)
• Bron: Van de betrokkene en deels van AZ.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Degene, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de afhandeling van burgerbrieven of mediaverzoeken of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken. De gegevens worden verstrekt voor de doeleinden van de verwerkingsactiviteit.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.