Certificeren uitgaven ESF/EFMB/EGF

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Certificeren uitgaven ESF/EFMB/EGF in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Certificeren van uitgaven alvorens deze door middel van een betalingsaanvraag bij de Europese Commissie worden gedeclareerd, hier een boekhouding over voeren en verantwoording afleggen door middel van een jaarrekening. Het betreft het Europees Sociaal Fonds (ESF), het Europees Fonds voor de Meest Behoeftigen (EFMB) en het Europees Globaliseringsfonds (EGF).

  Taak van algemeen belang. ESF+: EU-verordening 1057/2021 EFMB: EU-verordening 223/2014 EGF: EU-verordening 546/2009

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering

  Taak van algemeen belang

• Opstellen van managementinformatie, waaronder de samenstelling van rapportages en overzichten

  Taak van algemeen belang

• Archiveren conform de Archiefwet

  Wettelijke verplichting

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid

  Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Aanvragers

• Gegevens: Naam aanvrager, naam ontvanger, naam organisatie, functie aanvrager, BSN/KVK-nummer, postadres, postbusnummer, postcode, plaats, telefoonnummer vast/mobiel, e-mailadres, bankrekeningnummer, inhoudelijk voor de (primaire) verwerking relevante gegevens, deze inhoudelijke gegevens zijn nodig om de aanvragen te kunnen behandelen.
• Verzameldoel: Het kunnen corresponderen met de aanvrager en het inhoudelijk kunnen beoordelen van de aanvraag.
• Bewaartermijn: V7 - Vernietigen na 7 jaar. 7 jaar na laatste betaling (Fiscale bewaarplicht, artikel 52 lid 4 AWR).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Gemachtigden

• Gegevens: Contactgegevens ten behoeve van de correspondentie (NAW, telefoonnummer, e-mailadres), personalia (geslacht, m/v), identificerende nummers (zoals BSN, KVK-nummer en/of BRS-nummer, EBS-nummer), contactgegevens van de ondernemer (bedrijfsnaam en -adres, locatie-adres).
• Verzameldoel: Vaststellen van de identiteit en vastleggen van contactgegevens die nodig zijn om via de gemachtigde te kunnen communiceren met de aanvrager.
• Bewaartermijn: V7 - Vernietigen na 7 jaar. 7 jaar na laatste betaling (Fiscale bewaarplicht, artikel 52 lid 4 AWR).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
• Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
• Bewaartermijn: V7 - Vernietigen na 7 jaar. 7 jaar na laatste betaling (Fiscale bewaarplicht, artikel 52 lid 4 AWR).
• Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Deelnemers aan gesubsidieerde activiteiten

• Gegevens: Voor de controle van de betaalverzoeken heeft de Certificeringsautoriteit toegang tot gegevens van de activiteiten die de subsidieaanvrager heeft georganiseerd. Dit zijn vaak activiteiten, gericht op kwetsbare personen, zoals gedetineerden en werklozen. De gegevens betreffen soms deelnemerslijsten, waarin bijvoorbeeld initialen en/of volledige namen en (de laatste vier cijfers van) BSN-nummers zijn opgenomen.
• Verzameldoel: Valideren van de rechtmatigheid en hoogte en certificeren subsidieaanvragen.
• Bewaartermijn: V7 - Vernietigen na 7 jaar. 7 jaar na laatste betaling (Fiscale bewaarplicht, artikel 52 lid 4AWR).
• Bron: Deelnemerslijsten en controlegegevens, aangeleverd door aanvrager en Ministerie van SZW aan de Certificeringsautoriteit.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan krijgt de betrokkene geen toegang tot de gesubsidieerde activiteiten.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Auditdienst Rijk (ADR)
• DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
• Degenen die binnen RVO belast zijn met de werkzaamheden t.b.v. de beschreven doelen van deze verwerking

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.