Contract- en brandstofregistratie (PAS) Defensie Pijpleiding Organisatie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Contract- en brandstofregistratie (PAS) Defensie Pijpleiding Organisatie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Registreren klantcontracten en van hun leveranciers van brandstoffen, verzoeken van klanten om hoeveelheden brandstoffen te leveren, kwaliteitscertificaten, brandstofgegevens. Genereert rapportages in- extern tbv overall product administratie en verantwoording.

Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Administratie en beheer van de (door)levering van brandstoffen en registratie van alle gebruikers van de applicatie. Deze gegevens zijn noodzakelijk om een gebruiker te kunnen identificeren en om vast te leggen welke rechten een gebruiker heeft om bepaalde delen van de applicatie te gebruiken en welke handelingen een gebruiker heeft uitgevoerd. Intern noodzakelijk tbv facturatieproces, verantwoording belastingen/douanes ii.v.m. accijnsvrije goederen b. Administratie en beheer van de (door)levering van brandstoffen en registratie van alle gebruikers van de applicatie. Deze gegevens zijn noodzakelijk om een gebruiker te kunnen identificeren en om vast te leggen welke rechten een gebruiker heeft om bepaalde delen van de applicatie te gebruiken en welke handelingen een gebruiker heeft uitgevoerd. Intern noodzakelijk tbv facturatieproces, verantwoording belastingen/douanes ii.v.m. accijnsvrije goederen bewegingen.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers in dienst van het Ministerie van Defensie, Defensie Pijpleiding Organisatie dan wel (inhuur) medewerkers werkzaam t.b.v. het Ministerie van Defensie.

• Gegevens: Naam, voornaam en gebruikersaccount (accountnaam).
• Verzameldoel: Verlenen van geautoriseerde toegang tot de aan betrokkenen toegewezen functies van de applicatie en vastlegging wie welke handelingen heeft verricht en wie welke autorisaties heeft gegeven.
• Bewaartermijn: 3 jaar, gerelateerd aan Selectielijst Defensie, werkproces 9.1.3 Het beheren van personeelsdossiers.
• Bron: P&O Basisadministratie
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder autorisatie kunnen de opgedragen werkzaamheden niet worden uitgeoefend.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Leveranciers en afnemers van brandstoffen
• CEPSPO (coördinerende NATO-organisatie)

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.