Digitas

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Digitas in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het digitaliseren van aanlevering van stukken aan bewindspersonen (en hun adviseurs). Dat gaat enkel om het laatste stadium van de stukkenstroom, te weten het annoteren en goedkeuren van stukken door de bewindspersonen. De eerdere stadia zijn reeds gedigitaliseerd in Digidoc.

Gerechtvaardigd belang. Door digitaal aan te leveren verhogen we de efficiëntie en wendbaarheid van het proces. Daarnaast verlaagt dit het papiergebruik binnen het ministerie.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

MinFin personeel die stukken aanleveren aan bewindspersonen. Gegevens staan in het colofon.

• Gegevens: Contactgegevens van MinFin personeel die stukken opstellen én zijn genoemd in het colofon voor interne raadpleging en advies.
• Verzameldoel: Om contact te kunnen leggen zodat bewindspersonen kunnen weten welke medewerker van welk onderdeel binnen de organisatie een stuk heeft opgesteld.
• Bewaartermijn: In de digitale tas worden gegevens niet langdurig opgeslagen. In Digidoc worden gegevens conform de bewaartermijnen passend bij het besluitvormingsproces bewaard.
• Bron: Betrokkene.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Het is niet mogelijk anoniem een stuk intern aan leidinggevende en bewindslieden te verzenden om de integriteit van het werk te waarborgen.

MinFin bewindspersonen.

• Gegevens: Contactgegevens.
• Verzameldoel: Het toekennen van een account en toegang tot de ingediende stukken.
• Bewaartermijn: Zolang de bewindspersoon werkzaam is bij MinFin.
• Bron: Betrokkene.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Landelijk Algoritme register

De link naar het Landelijk algoritme register is:

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Bewindspersonen, PA's en BOA adviseurs.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.