Documentenbehandeling & Digitale Archivering (DigidocFIN)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Documentenbehandeling & Digitale Archivering (DigidocFIN) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Documentenbehandeling (workflow) en digitale archivering (dossiervorming)

Taak van algemeen belang. Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding van het ministerie van Financiën op grond van de Archiefwet 1995.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Van afzenders/ betrokkenen die in het document genoemd worden.

• Gegevens: Voorletters (initialen), achternaam, adresgegevens (NAW), e-mailadres, inhoud document
• Verzameldoel: Documentenbehandeling (workflow) en digitale archivering (dossiervorming)
• Bewaartermijn: Conform de Archiefwet 1995 (AW) uitgewerkte termijnen die zijn vermeld in de B-(bewaren) en V-(vernietigen) selectielijsten van het ministerie van Financiën
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Ja, indien hier een wettelijke verplichting op rust; Nee, indien op initiatief van de burger zelf een correspondentie met de overheid start.

Medewerkers

• Gegevens: Voornaam; Voorletters; Achternaam; Bedrijfsonderdeel; Functie; Adresgegevens; Telefoonnummer; E-mailadres
• Verzameldoel: Documentenbehandeling (workflow) en digitale archivering (dossiervorming); Werkzaamheden voortvloeiend uit de overeenkomst Producten en Dienstengids tussen ministerie van Financiën en ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
• Bewaartermijn: Conform de Archiefwet 1995 (AW) uitgewerkte termijnen die zijn vermeld in de B-(bewaren) en V-(vernietigen) selectielijsten van het ministerie van Financiën
• Bron: Digidoc als DMS; correspondentie tussen burgers en overheid
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Behandelaar van het document en alle medewerkers die op grond van het autorisatiemodel toegang hebben tot dit document voor de inhoudelijke behandeling van de documenten.
• Doc-Direkt van het ministerie van BZK voor: - de uitvoering van het document- en archiefbeheer - Het opstellen van rapportages - de uitvoering van het functioneel beheer (waaronder autoriseren) van Digidoc, Docman, Docgen en Zoek en Vind.
• Shared Service Centre ICT van het ministerie van BZK (SSC-ICT) voor de uitvoering van het technisch beheer en doorontwikkeling van Digidoc, Docgen en Zoek en Vind.
• Interne medewerker(s) of behandelend dienstonderdeel als geadresseerde(n) of behandelaar van het ontvangen poststuk of document.
• Interne medewerkers geautoriseerd voor het opvragen van archiefbescheiden.
• Geautoriseerde gebruikers met toegang tot het (documentmanagement) systeem of (archief) applicatie
• Geadresseerde van het te verzenden poststuk of document.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.