Documentmanagement (XPostWeb) (2021)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Documentmanagement (XPostWeb) (2021) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Archiveren in het algemeen belang

  Wettelijke verplichting. Artikel 3 Archiefwet 1995

• Archiveren in het algemeen belang (art 89 AVG)

  Taak van algemeen belang

• Beheer van de ontvangst en verzending van inkomende en uitgaande correspondentie

  Wettelijke verplichting. Artikel 3 Archiefwet 1995

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Betrokkenen zijn zowel Defensiemedewerkers als niet-Defensiemedewerkers. Het betreft persoonsgegevens van afzenders, geadresseerden, afhandelaren en personen die in correspondentie worden genoemd. Archiefwaardige informatieobjecten worden via het documentmanagementsysteem (XPostWeb) opgeslagen, beheerd en gerouteerd.

• Gegevens: De archiefwaardige informatieobjecten, die via XPost worden opgeslagen en gerouteerd, kunnen feitelijk alle vormen van persoonsgegevens bevatten, met uitzondering van fysieke en biometrische informatie. Openbaarheid van persoonsgegevens is beperkt o.a. met merkingen en autorisaties. Informatieobjecten in XPost kunnen o.a. de volgende gegevens bevatten: NAW, medische informatie, functie inhoudelijke informatie, alle informatie mbt defensiemedewerkers of gerelateerd aan Defensietaken.
• Verzameldoel: Archivering in het algemeen belang.
• Bewaartermijn: Bepaald aan de hand van de generieke selectielijst Defensie. Dit varieert per document/ informatie. Gegevens in XPost kunnen worden verwijderd wanneer de bewaartermijn verstreken is. Dit vindt plaats via gecontroleerde en geborgde procedures waarvoor de Regeling Informatiebeheer Defensie (MP 10-005-200) en Instructie InformatieBeheer Defensie 2015 (IB-001) als verantwoording dienen.
• Bron: Poststromen, ambtelijke processen, voortvloeiend uit Defensietaken, interne en externe bronnen.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De rechtsgrond “archiveren in het algemeen belang” voor verwerking van persoonsgegevens in XPost is verenigbaar met de oorspronkelijke rechtsgrond voor verwerking van persoonsgegevens. Wanneer een bedrijfsvoering een informatieobject aanbiedt ter registratie in XPost de bedrijfsvoering zelf al een grondslag moet hebben voor de verwerking van de persoonsgegevens. XPost beheert de toegankelijkheid en opslag van gegevens, maar is niet aansprakelijk voor de inhoud van documenten opgeslagen in XPost.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt
  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt
  • Gegevens over gezondheid
  • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Interne en externe defensie belanghebbenden.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.