Factureren en Innen Debiteuren Apparaatsadministratie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Factureren en Innen Debiteuren Apparaatsadministratie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het afrekenen met opdrachtgever voor geleverde diensten en/of producten. Het zo effectief mogelijk incasseren van vorderingen (zorgen dat op tijd betaald wordt met een zo klein mogelijk risico van non-betaling).

  Wettelijke verplichting

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

• Archiveren conform de Archiefwet.

  Wettelijke verplichting. 7 jaar Fiscale bewaarplicht, artikel 52 lid 4 AWR

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.

  Taak van algemeen belang. Een goede bedrijfsvoering

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Debiteuren die verplicht zijn bedragen te betalen

• Gegevens: NAW, telefoonnummer, bankgegevens, BSN, paspoortnummer, ID-kaart nummer, KvK-nummer, e-mailadres, website, gegevens vordering: datum deelname, inkoopordernummer, projectnummer, vorderingsbedrag, contractnummer, vluchtgegevens, verblijfgegevens.
• Verzameldoel: Gegevens over de klant worden verzameld zodat een debiteurenkaart in de debiteurenadministratie ingevoerd kan worden. Gegevens over de vordering en de klant worden verzameld zodat een factuur opgesteld en verstuurd kan worden en als het nodig is een aanmaningstraject opstarten.
• Bewaartermijn: V7 vernietigen na 7 jaar
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID.
• Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
• Bewaartermijn: V7 vernietigen na 7 jaar
• Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• GGN (incassowerkzaamheden)
• DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
• Auditdienst Rijk (ADR)
• Degenen die binnen RVO belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de beschreven doelen van deze verwerking

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.