Financiële administratie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Financiële administratie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

In de Financiële Administratie worden persoonsgegevens vastgelegd voor het doen van betalingen en het verwerken van ontvangsten. Het doel van de verwerking is het voeren van een financiële administratie en verantwoording conform de richtlijnen van de Comptabiliteitswet en de voorschriften van de Belastingdienst. Het gaat hierbij om het verwerken van betaalopdrachten aan en ontvangsten van (ex)medewerkers van het kerndepartement en instellingen en bedrijven.

Wettelijke verplichting

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Instellingen/bedrijven/ZZP'ers, medewerkers kerndepartement in de rol van debiteur of crediteur.

• Gegevens: - NAW-gegevens - Bankrekening (IBAN) - Bedrag - Financiële kenmerken (kostenplaats, kostensoort, omschrijving)
• Verzameldoel: Voor het uitvoeren van de betaling en/of verwerken van de ontvangst.
• Bewaartermijn: 7 jaar
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan er geen betaling/vordering plaatsvinden.

Gegevens van medewerkers van het kerndepartement, t.b.v. het verwerken van Detail P-journaal gegevens.

• Gegevens: - Personeelsnummer P-direkt van medewerkers van het kerndepartement - Looncomponent code - Bedrag
• Verzameldoel: Het verwerken van betalingen en ontvangsten.
• Bewaartermijn: 7 jaar
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Persoonsgegevens van medewerkers en ex-medewerkers van het departement voor het leveren van Geïntegreerde Management Informatie (GMI)

• Gegevens: NAW-gegevens en personeelsnummer med. en ex-med. van Kerndepartement Bezetting (dienstbetrekking) Personeelsgesprekken (datum en soort) Ziekteverzuim (percentage) Loonprognose (bedragen per medewerker)
• Verzameldoel: Het beschikbaar stellen van managementinformatie voor de bedrijfsvoering aan geautoriseerde medewerkers van het klantdepartement
• Bewaartermijn: De ontvangen gegevens worden 1 week bewaard en daarna verwijderd.
• Bron: UIt het P-direkt systeem
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens over gezondheid
  • Genetische gegevens

Medewerkers met recht op een UWV-uitkering.

• Gegevens: Naam, bedrag, toelichting, kostenplaats. BSN-nummer
• Verzameldoel: Afrekening declaraties UWV.
• Bewaartermijn: De toelichting wordt bewaard op een afgeschermde locatie en vernietigd conform de bewaartermijn. Bij OCW tot vijf jaar na ontslag.
• Bron: P-direkt
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder deze gegevens, kan OCW als werkgever de betrokkene niet voor een UWV uitkering aanmelden.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Instellingen en bedrijven
• Medewerkers van het departement, FDC en UWV. P&O medewerkers die met de toekenning en verantwoording van de uitkering zijn belast en leidinggevenden bij OCW; medewerkers bij UWV die met de toekenning en verantwoording van de uitkering zijn belast.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.