Het adresboek in de telefoniecentrale

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Het adresboek in de telefoniecentrale in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het aanleggen van telefonische adresboeken door het koppelen van nummers en namen en eventueel toewijzen van deze zaken aan toestellen en knoppen op toestellen.

Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang, waardoor het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken. Dit doel kan niet op andere wijze worden bereikt.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Betrokkene A: Personen die werkzaam zijn bij AZ en een vast en/of mobiel nummer toegewezen hebben gekregen

• Gegevens: a. Naam medewerker b. Telefoonnummer vast c. Telefoonnummer mobiel d. Koppeling vast met mobiel e. Naam op display
• Verzameldoel: a. t/m d. Dienstverlening, aanleggen van telefonisch adresboek AZ e. Tonen van de aangelogde persoon op de telefoon
• Bewaartermijn: a. t/m e. totdat de betreffende medewerker uit dienst gaat. Dan worden de gegevens verwijderd.
• Bron: Standaard werkprocessen in ICT bedrijfsvoering zorgen ervoor dat gegevens van medewerkers worden opgenomen in de telefooncentrale.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Er kan geen telefonisch contact via de vaste lijn opgenomen worden met de betreffende medewerker.

Betrokkene B: (te bellen) contacten (personen) en hun telefoonummer, die worden toegewezen aan vaste knoppen (sneltoetsen) op vaste telefoons door het inprogrammeren van deze gegevens in het adresboek

• Gegevens: a. Naam contact b. Telefoonnummer vast/mobiel
• Verzameldoel: a. en b. Dienstverlening, aanleggen van persoonlijk adresboek onder sneltoetsen
• Bewaartermijn: a. en b. Totdat de betreffende medewerker uit dienst gaat.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Medewerkers van Algemene Zaken. Medewerkers krijgen bij indiensttreding en na aanvraag van een GSM of smartphone hun nummer toegewezen. De gegevens die in de telefooncentrale zijn opgeslagen staan daar om de dienst telefonie mogelijk te maken. Op de vaste toestellen binnen het ministerie van Algemene Zaken kan er op naam worden gezocht naar het bijbehorende telefoonnummer.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.