Het versturen van een welkomstgeschenk (aan nieuwe medewerkers)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Het versturen van een welkomstgeschenk (aan nieuwe medewerkers) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Welkomstgeschenk sturen naar medewerkers die daar prijs op stellen zodat zij zich welkom voelen bij RVO.

  Toestemming betrokkene. Tijdens de digitale onboarding kunnen medewerkers aangeven of zij een welkomstgeschenk willen ontvangen, en zo ja hun NAW-gegevens doorgeven.

• Uitvoeren van (financiële) controles, audits en het afleggen van verantwoording over de uitvoering.

  Taak van algemeen belang

• Opstellen van managementinformatie, waaronder het samenstellen van rapportages en overzichten.

  Taak van algemeen belang

• Archiveren conform de Archiefwet.

  Wettelijke verplichting

• Gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek, statistiek of verbeteren beleid, waaronder beleidsevaluatie met betrekking tot de effectiviteit van de regelingen en onderzoek naar klanttevredenheid.

  Taak van algemeen belang

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Nieuwe medewerkers van RVO

• Gegevens: Voor- en achternaam, thuisadres.
• Verzameldoel: Het ontvangen van een welkomstgeschenk van RVO.
• Bewaartermijn: V1 maand - vernietigen 1 maand na versturen geschenk
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerkers van RVO voor zover van belang voor de verantwoording van de verrichtingen met de opgenomen gegevens en voor de interne bedrijfsbeveiliging.

• Gegevens: Contactgegevens (naam, functieaanduiding, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres), een tot de medewerker herleidbare gebruikersnaam of ID
• Verzameldoel: Correspondentie, interne controle (is de medewerker bevoegd?), werkverdeling en managementinformatie.
• Bewaartermijn: V1 maand - vernietigen 1 maand na versturen geschenk
• Bron: Betrokkene zelf en betrokken systemen van RVO.
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Auditdienst Rijk (ADR)
• DICTU (Dienst ICT Uitvoering)
• Degenen binnen RVO die belast zijn met de werkzaamheden ten behoeve van de beschreven doelen van deze verwerking.
• Alle verwerkers genoemd in de map 'Verwerkers'
• Derden - subverwerkers Artifex Support

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.