HRM - Werving, selectie en indiensttreding

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking HRM - Werving, selectie en indiensttreding in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Aanleveren vereiste informatie (zie betrokkenen + gegevens) alvoor indiensttreding

  Wettelijke verplichting

• Informeren kandidaten over selectiecommissie

  Gerechtvaardigd belang. Om zowel als organisatie als sollicitant de procedure zo soepel mogelijk te laten verlopen worden de gesprekpartners in het selectiegesprek aan de sollicitant doorgegeven. Deze stappen zijn in belang van zowel sollicitant als organisatie .

• Archivering van CV's en motivatiebrief bij lopende wervingsprocedures

  Toestemming betrokkene. Kandidaat upload CV en sollicitatiebrief. Kandidaat kiest zelf voor de periode waarin de gegevens worden bewaard in Emply. Maximale periode is 12 maanden.

• Extra informatie indiensttreding (salarisonderhandeling)

  Toestemming betrokkene. Om een passend voorstel te kunnen doen aan de kandidaat wordt incidenteel een salarisstrook gevraagd. De kandidaat is niet verplicht deze te delen.

• Inhuur uitzendkrachten

  Uitvoering overeenkomst. Een uitzendkracht kan worden ingezet om de afwezigheid van een vaste werknemer (bijvoorbeeld bij ziekte) op te vangen of voor tijdelijke overbrugging van een vacature. Daarnaast heeft het CBG een flexibele schil van 9% bestaande uit o.a. uitzendkrachten. Inhuur vindt plaats via een partij uit de IFAR overeenkomst of een gespecialiseerde partij.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Nieuwe medewerkers

• Gegevens: NAW, diploma's, VOG, registratie persoonsgegevens t.b.v. salarisbetaling, afspraken bij indiensttreding, geheimhoudingsverklaring, verklaring van belangen, tekenbevoegdheid, RIN scan, kopie paspoort, arbeidsverleden
• Verzameldoel: Aanleveren vereiste informatie alvoor indiensttreding Invullen vrijgevallen arbeidsplaats
• Bewaartermijn: Tot 7 jaar na administratieve afhandeling uitdiensttreding
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan kunnen wij de aanname procedure niet in gang zetten en is aanstelling niet mogelijk.

• Gegevens: Salarisstrook
• Verzameldoel: Extra informatie indiensttreding (salarisonderhandeling)
• Bewaartermijn: Tot afronding sollicitatieprocedure
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakbond blijkt

Sollicitanten

• Gegevens: NAW, CV, contactgegevens (telefoon + email), sollicitatiebrief, foto, referenten
• Verzameldoel: Archivering van CV's en motivatiebrief bij lopende wervingsprocedures Informeren kandidaten over gesprekpartners Werven en selectie - Invullen vrijgevallen arbeidsplaats
• Bewaartermijn: Kandidaat bepaalt zelf het o.b.v. toestemming. Kandidaat heeft de keuze uit: direct na de sollicitatieprocedure, 4 weken na procedure, 6 maanden na procedure of 12 maanden na procedure.
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: anders kan er geen selectiegesprek plaatsvinden.

Uitzendkrachten

• Gegevens: Naam, uitzendovereenkomst, geheimhoudingsverklaring, verklaring van belangen
• Verzameldoel: Inhuur uitzendkrachten De indiensttreding en financiële afhandeling van een uitzendkracht mogelijk maken.
• Bewaartermijn: tot 7 jaar na einde contract
• Bron: Uitzendbureau
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan kan de inhuur van de uitzendkracht niet plaatsvinden.

Inhuur

• Gegevens: Naam, prive e-mailadres. paspoortnummer, einddatum paspoort, geboortedatum, salaris
• Verzameldoel: Inhuur in inhuurkrachten
• Bewaartermijn: Tot 7 jaar naar einde inhuur
• Bron: Inhuurovereenkomst
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Dan kan de inhuur niet plaatsvinden

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Personen binnen de organisatie die onderdeel uitmaken van de selectiecommissie. Of personen binnen de organisatie die als ondersteunende dienst betrokken zijn bij de indiensttreding, zoals het verstrekken van de IT middelen of de administratieve verwerking.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.