In-, door- en uitstroom via IDentity Management (IDM)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking In-, door- en uitstroom via IDentity Management (IDM) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Op geautomatiseerde wijze personen kunnen identificeren, authenticeren en autoriseren, bereikbaar te maken of om gepersonaliseerde informatie en -diensten aan te bieden ten behoeve van het ministerie van Algemene Zaken en de onder haar ressorterende diensten

Gerechtvaardigd belang. AZ heeft een bedrijfsvoeringsbelang die het noodzakelijk maakt om de persoonsgegevens voor deze doeleinden te kunnen verwerken, welk doel niet op andere wijze kan worden bereikt. De persoonsgegevens worden verwerkt om zorg te dragen voor de integriteit en correcte gegevens in het Identity Management systeem (IDM). Door de integriteit en correctheid van de gegevens hebben de betrokkenen toegang tot de gebouwen van het ministerie en de voor diegene beschikbare gestelde middelen en systemen.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers van het ministerie van Algemene Zaken

• Gegevens: Geslachtsnaam, voornamen, roepnaam, voorletters, voorvoegsels, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, bezoek- email en postadres werk, type dienstverband, begin- en einddatum plaatsing, afdeling, functieomschrijving, IDM nummer, RIN nummer
• Verzameldoel: Op geautomatiseerde wijze personen kunnen identificeren, authenticeren.. lees verder bij doel(en) van verwerkingen.
• Bewaartermijn: Deze gegevens worden bewaard tot de medewerker uit dienst gaat of als het arbeidscontract ten einde is gekomen. Na deze periode worden de gegevens nog 180 dagen bewaard. IDM gebruikt alleen gegevens ten behoeve van autorisatie en identificatie. Het personeelsdossier wordt in P-direkt bijgehouden, waarvoor BSD 168 geldt.
• Bron: De overige gegevens worden door de afdeling PO&I van de directie bedrijfsvoering aangevuld. Denk aan: type dienstverband, begin- en einddatum plaatsing, afdeling, functieomschrijving,
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden en kan toegang tot de gebouwen, middelen en systemen van het ministerie niet worden verleend.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• De afdelingen Functioneel Beheer, ICT Servicedesk, ICT Backoffice, PO&I, Facilitaire Zaken van de Directie Bedrijfsvoering van het ministerie van Algemene Zaken.
• P-Direkt (Ministerie van BZK) ten bate van P-Direkt en interdepartementaal GCMS functioneel beheer Rijkspasbeheer
• SSC-ICT ten bate van de Rijksadresgids en de Rijksdirectory

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.