In- en uitgaande post (Doc Direkt)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking In- en uitgaande post (Doc Direkt) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

De behandeling van in- en uitgaande post

Taak van algemeen belang. Het toegankelijk en in geordende staat inrichten van de informatiehuishouding van het ministerie van Financiën op grond van de Archiefwet 1995.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Afzenders van door het ministerie van Financiën ontvangen correspondentie / archiefbescheiden.

• Gegevens: Inhoud van de correspondentie
• Verzameldoel: De behandeling van in- en uitgaande post
• Bewaartermijn: Conform de Archiefwet 1995 (AW) uitgewerkte termijnen die zijn vermeld in de B-(bewaren) en V-(vernietigen) selectielijsten van het ministerie van Financiën
• Bron: Digidoc als DMS; correspondentie tussen burgers en overheid
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Ja; indien hier een wettelijke verplichting op rust; Nee; indien op initiatief van de burger zelf een correspondentie met de overheid start.

Personeel van het ministerie van Financiën

• Gegevens: Metadatagegevens die vastgelegd worden voor digitalisering en registratie. Gegevens als personeelsnummer, datum stuk, NAW-gegevens afzender, kenmerk afzender, onderwerp document.
• Verzameldoel: Relatie werkgever/werknemer.
• Bewaartermijn: Conform de Archiefwet 1995 (AW) uitgewerkte termijnen die zijn vermeld in de B-(bewaren) en V-(vernietigen) selectielijsten van het ministerie van Financiën.
• Bron: Digidoc als DMS; correspondentie tussen burgers en overheid.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Ja; indien hier een wettelijke verplichting op rust; (ARAR) Nee; indien op initiatief van de burger zelf een correspondentie met de overheid start.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Interne medewerker(s) of behandelend dienstonderdeel als geadresseerde(n) of behandelaar van het ontvangen poststuk of document.
• Interne medewerkers geautoriseerd voor het opvragen van archiefbescheiden.
• Geautoriseerde gebruikers met toegang tot het (documentmanagement) systeem of (archief) applicatie.
• Geadresseerde van het te verzenden poststuk of document.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.