Inkoop proces

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Inkoop proces in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Advisering en begeleiding van een inkoopproces zodat overheidsopdrachten op een rechtmatige wijze worden verstrekt.

  Wettelijke verplichting. In het kader van de uitvoering van de inkoopprocessen is de RIS verplicht om de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit in acht te nemen. De inkoopprocessen zijn aan wet- en regelgeving verbonden.

• Een volledig en betrouwbaar dossier opbouwen ter verantwoording van de genomen beslissingen en verstrekte overheidsopdracht waarmee de ADR, als onafhankelijke interne auditor van de Rijksoverheid, onderzoek kan doen naar de rechtmatigheid, volledigheid en betrouwbaarheid van het dossier.

  Wettelijke verplichting. In het kader van de uitvoering van de inkoopprocessen is de RIS verplicht om de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit in acht te nemen. De inkoopprocessen zijn aan wet- en regelgeving verbonden.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Referenties, beoordelaars, contactpersonen, medewerkers RIS

• Gegevens: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, functie, KvK nummer, code van de inschrijver, BTW nummer, CV’s (inclusief opleidingen)
• Verzameldoel: Advisering en begeleiding van een inkoopproces zodat overheidsopdrachten op een rechtmatige wijze worden verstrekt. Een volledig en betrouwbaar dossier opbouwen ter verantwoording van de genomen beslissingen en verstrekte overheidsopdracht waarmee de ADR, als onafhankelijke interne auditor van de Rijksoverheid, onderzoek kan doen naar de rechtmatigheid, volledigheid en betrouwbaarheid van het dossier.
• Bewaartermijn: De waardering die bij dit proces hoort is V 7, waarbij ‘V’ staat voor Vernietigen en ‘7’ de vernietigingstermijn in aantal jaren aangeeft. Dit betekent dat er een bewaartermijn van maximaal zeven (7) jaar geldt voor inkoop. Vanaf de datum dat het contract verloopt moet na 7 jaar het dossier vernietigd worden. Voor niet gegunde partijen geldt een bewaartermijn van drie jaar (V3) na beëindiging overeenkomst conform de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.56, lid 1 & 2 en art 3.77, lid 2 & 5).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De opdracht kan wettelijk niet in behandeling worden genomen.

Opdrachtgevers

• Gegevens: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, functie, KvK nummer, code van de inschrijver, BTW nummer, CV’s (inclusief opleidingen)
• Verzameldoel: Advisering en begeleiding van een inkoopproces zodat overheidsopdrachten op een rechtmatige wijze worden verstrekt. Een volledig en betrouwbaar dossier opbouwen ter verantwoording van de genomen beslissingen en verstrekte overheidsopdracht waarmee de ADR, als onafhankelijke interne auditor van de Rijksoverheid, onderzoek kan doen naar de rechtmatigheid, volledigheid en betrouwbaarheid van het dossier.
• Bewaartermijn: De waardering die bij dit proces hoort is V 7, waarbij ‘V’ staat voor Vernietigen en ‘7’ de vernietigingstermijn in aantal jaren aangeeft. Dit betekent dat er een bewaartermijn van maximaal zeven (7) jaar geldt voor inkoop. Vanaf de datum dat het contract verloopt moet na 7 jaar het dossier vernietigd worden. Voor niet gegunde partijen geldt een bewaartermijn van drie jaar (V3) na beëindiging overeenkomst conform de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.56, lid 1 & 2 en art 3.77, lid 2 & 5).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De inkoopaanvraag kan anders niet in behandeling worden genomen

• Gegevens: Handtekening
• Verzameldoel: Advisering en begeleiding van een inkoopproces zodat overheidsopdrachten op een rechtmatige wijze worden verstrekt.
• Bewaartermijn: De waardering die bij dit proces hoort is V 7, waarbij ‘V’ staat voor Vernietigen en ‘7’ de vernietigingstermijn in aantal jaren aangeeft. Dit betekent dat er een bewaartermijn van maximaal zeven (7) jaar geldt voor inkoop. Vanaf de datum dat het contract verloopt moet na 7 jaar het dossier vernietigd worden. Voor niet gegunde partijen geldt een bewaartermijn van drie jaar (V3) na beëindiging overeenkomst conform de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.56, lid 1 & 2 en art 3.77, lid 2 & 5).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: De inkoopaanvraag kan anders niet afgerond worden

Inschrijvers en inhuur

• Gegevens: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, functie, KvK nummer, code van de inschrijver, BTW nummer, CV’s (inclusief opleidingen)
• Verzameldoel: Advisering en begeleiding van een inkoopproces zodat overheidsopdrachten op een rechtmatige wijze worden verstrekt.
• Bewaartermijn: De waardering die bij dit proces hoort is V 7, waarbij ‘V’ staat voor Vernietigen en ‘7’ de vernietigingstermijn in aantal jaren aangeeft. Dit betekent dat er een bewaartermijn van maximaal zeven (7) jaar geldt voor inkoop. Vanaf de datum dat het contract verloopt moet na 7 jaar het dossier vernietigd worden. Voor niet gegunde partijen geldt een bewaartermijn van drie jaar (V3) na beëindiging overeenkomst conform de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.56, lid 1 & 2 en art 3.77, lid 2 & 5).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan de inkoopaanvraag niet in behandeling worden genomen

• Gegevens: Kopie ID-kaart, paspoort of rijbewijsGeboortedatum,
• Verzameldoel: Advisering en begeleiding van een inkoopproces zodat overheidsopdrachten op een rechtmatige wijze worden verstrekt.
• Bewaartermijn: De waardering die bij dit proces hoort is V 7, waarbij ‘V’ staat voor Vernietigen en ‘7’ de vernietigingstermijn in aantal jaren aangeeft. Dit betekent dat er een bewaartermijn van maximaal zeven (7) jaar geldt voor inkoop. Vanaf de datum dat het contract verloopt moet na 7 jaar het dossier vernietigd worden. Voor niet gegunde partijen geldt een bewaartermijn van drie jaar (V3) na beëindiging overeenkomst conform de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.56, lid 1 & 2 en art 3.77, lid 2 & 5).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan de inkoopaanvraag niet in behandeling worden genomen

• Gegevens: IBAN- en BIC code
• Verzameldoel: Advisering en begeleiding van een inkoopproces zodat overheidsopdrachten op een rechtmatige wijze worden verstrekt.
• Bewaartermijn: De waardering die bij dit proces hoort is V 7, waarbij ‘V’ staat voor Vernietigen en ‘7’ de vernietigingstermijn in aantal jaren aangeeft. Dit betekent dat er een bewaartermijn van maximaal zeven (7) jaar geldt voor inkoop. Vanaf de datum dat het contract verloopt moet na 7 jaar het dossier vernietigd worden. Voor niet gegunde partijen geldt een bewaartermijn van drie jaar (V3) na beëindiging overeenkomst conform de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.56, lid 1 & 2 en art 3.77, lid 2 & 5).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan de inkoopaanvraag niet in behandeling worden genomen

• Gegevens: Handtekening
• Verzameldoel: Advisering en begeleiding van een inkoopproces zodat overheidsopdrachten op een rechtmatige wijze worden verstrekt.
• Bewaartermijn: De waardering die bij dit proces hoort is V 7, waarbij ‘V’ staat voor Vernietigen en ‘7’ de vernietigingstermijn in aantal jaren aangeeft. Dit betekent dat er een bewaartermijn van maximaal zeven (7) jaar geldt voor inkoop. Vanaf de datum dat het contract verloopt moet na 7 jaar het dossier vernietigd worden. Voor niet gegunde partijen geldt een bewaartermijn van drie jaar (V3) na beëindiging overeenkomst conform de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.56, lid 1 & 2 en art 3.77, lid 2 & 5).
• Bron: Betrokkene
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan de inkoopaanvraag niet afgerond worden

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• De opdrachtgever verstrekt alle nodige informatie aan de RIS om een inkoopdossier op te stellen en contact te leggen met alle betrokken partijen binnen de Rijksoverheid. Dit betreft alleen interne gegevens.
• Inschrijvers voor een aankoop worden geïnformeerd door de RIS wanneer hun Inschrijving wordt gegund of afgewezen.
• Elke werknemer van de RIS heeft toegang tot andere inkoopdossiers en kan dus persoonsgegevens inzien.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.