Instroom en identificatie (WID scan)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Instroom en identificatie (WID scan) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het identificeren van (nieuwe) medewerkers van het ministerie van Algemene Zaken voor toegangsverlening gebouwen, informatiesystemen en middelen.

Gerechtvaardigd belang. De persoonsgegevens worden verwerkt zodat een identiteitscontrole kan plaatsvinden om de (nieuwe) medewerker toegang te kunnen verschaffen tot de gebouwen en informatiesystemen van het ministerie. Door de identificatie vind er een extra check plaats om zorg te dragen voor de juistheid en volledigheid van de gegevens. Hierdoor kunnen aan de gerechtigde personen toegang worden verleend tot de gebouwen en systemen van het ministerie.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers van het ministerie van Algemene Zaken

• Gegevens: voornamen, voorvoegsel, achternaam, partnernaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, WID-type, WID-nummer, IDM nummer (WID dossier IDM)
• Verzameldoel: Het aanvragen van een Rijksidentificatienummer (RIN) bij het Centrale RIN-register voor unieke identificatie van een medewerker bij de Rijksoverheid.
• Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard tot 14 dagen na RIN verstrekking.
• Bron: De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Het WID-type wordt ingegeven door de WID-scan functionaris. Het WID-nummer en IDM nummer (WID dossier IDM) worden geautomatiseerd gegenereerd.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene inderdaad een nieuwe medewerker is van het ministerie van Algemene Zaken en kan het RIN nummer niet worden aangevraagd.

• Gegevens: Digitale afbeelding Wettelijk Identificatie Document (WID, alleen bij personeelsleden) (hierbij ook de datum einde geldigheid WID en het land van uitgifte)
• Verzameldoel: Het opnemen van een geschoonde (zonder pasfoto en BSN nummer) digitale afbeelding van het WID in het P-dossier bij indiensttreding (verplichting Loonbelasting)
• Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard tot 14 dagen na RIN verstrekking.
• Bron: De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) en Rijkspasnummer komt uit IBIS.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen en systemen van het ministerie van Algemene Zaken.

• Gegevens: voornamen, voorvoegsel, achternaam, partnernaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, BSN (deze wordt geanonimiseerd).
• Verzameldoel: Controleren juistheid en volledigheid van gegevens in P-Direkt met IDM. Deze gegevens worden vanuit P-Direkt aan IBIS/IDM verstrekt .
• Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard tot 14 dagen na RIN verstrekking.
• Bron: De gegevens komen grotendeels vanuit de betrokkene. Enkel het IDM nummer (pasdossier IBIS/IDM) en Rijkspasnummer komt uit IBIS.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene gerechtigd is om toegang te worden verleend tot de gebouwen en systemen van het ministerie van Algemene Zaken.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• De Centrale Beheervoorziening Rijks Identificerend Nummer (BvRIN) van CIBG van het ministerie van VWS voor de aanvraag van het RIN-nummer.
• De afdelingen Functioneel Beheer, ICT Servicedesk, ICT Backoffice, PO&I, Facilitaire Zaken van de Directie Bedrijfsvoering van het ministerie van Algemene Zaken.
• P-Direkt belast met indiensttreding.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.