Instroom en registratie Rijks Identificerend Nummer (RIN)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Instroom en registratie Rijks Identificerend Nummer (RIN) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Het Rijks identificerend nummer (RIN) is bedoeld om medewerkers binnen de Rijksoverheid uniek te identificeren en (op termijn) te gebruiken voor rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas.

Gerechtvaardigd belang. De persoonsgegevens worden verwerkt zodat een RIN nummer wordt gekoppeld aan een medewerker van de Rijksoverheid om diegene een unieke identificatie te geven. De werkgever heeft de zekerheid nodig dat middelen en toegang worden uitgereikt aan de natuurlijke personen die daartoe gerechtigd zijn vanwege hun werk voor het betreffende onderdeel van de Rijksoverheid. Deze verwerking draagt zorg dat de integriteit en correctheid van de gegevens gewaarborgd is.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers van het ministerie van Algemene Zaken

• Gegevens: voornamen, voorvoegsel, geslachtsnaam, partnernaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit
• Verzameldoel: Uniek identificeren van een medewerker binnen de Rijksoverheid om een RIN te kunnen toekennen of koppelen.
• Bewaartermijn: 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
• Bron: Een deel komt vanuit de betrokkenen. De resterende gegevens komen vanuit P&O/Management.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene een medewerker is van de Rijksoverheid. Dit heeft tot gevolg dat er (op termijn) de rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas niet kan worden gebruikt.

• Gegevens: Wettelijk Identificatie Document -nummer, WID-type
• Verzameldoel: Uniek identificeren van een medewerker binnen de Rijksoverheid in geval de andere persoonsgegevens niet voldoende onderscheidend zijn om een RIN te kunnen toekennen of koppelen.
• Bewaartermijn: 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
• Bron: De gegevens komen uit het IBIS systeem
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene een medewerker is van de Rijksoverheid. Dit heeft tot gevolg dat er (op termijn) de rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas niet kan worden gebruikt.

• Gegevens: Departementaal Identificerend Nummer (DIN)
• Verzameldoel: Wordt niet gebruikt bij het ministerie, maar DIN kan dienen om het RIN te koppelen in de eigen administraties
• Bewaartermijn: 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
• Bron: De gegevens komen uit het IBIS systeem
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: Rijks(medewerker) Identificerend Nummer (RIN)
• Verzameldoel: Het RIN is bedoeld om medewerkers binnen de Rijksoverheid uniek te identificeren en (op termijn) te gebruiken voor rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas.
• Bewaartermijn: 180 dagen na beëindiging RIN abonnement vanuit het ministerie. Wekelijks aan het einde van de week worden veranderingen doorgegeven, waarna eventuele RIN abonnementen worden beëindigd. (Bijvoorbeeld in het geval van contract beëindiging).
• Bron: De gegevens komen uit het IBIS systeem
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zonder deze gegevens kan er geen volledige identiteitscontrole plaatsvinden. Hierdoor kan er niet worden gecontroleerd of de betrokkene een medewerker is van de Rijksoverheid. Dit heeft tot gevolg dat er (op termijn) de rijksbrede administraties als P-Direkt, de Rijksdirectory en de Rijkspas niet kan worden gebruikt.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Directie Bedrijfsvoering, functioneel beheerders IDM belast met het beheer van de RIN registratie in het departementaal identitymanagementsysteem (IDM). Na het verzenden van een RIN-persoonsgegevens set vanuit IDM wordt automatisch een RIN ontvangen van het Centrale RIN-register en vastgelegd in IDM. De beheerders zijn ook belast met het controleren van de registratie in IDM met de Centrale RIN-registratie.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.