Materieel logistieke en financiële processen ( ERP M&F)

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Materieel logistieke en financiële processen ( ERP M&F) in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het ondersteunen van de logistieke processen en de planningsprocessen bij het voorbereiden van missies en oefeningen.

  Wettelijke verplichting. Comptabiliteitswet 2016, artikelen 3.3. en 3.4 Artikel 3.3 Financieel beheer Onze Ministers en de colleges zijn verantwoordelijk voor de doelmatigheid, rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer. Artikel 3.4 Materiele bedrijfsvoering Onze Ministers en de colleges zijn verantwoordelijk voor de doelmatigheid, rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van het verwerven, het beheren en het afstoten van materieel

• Het uitvoeren van materieel beheer

  Wettelijke verplichting. Comptabiliteitswet 2016, artikel 3.4 Materiele bedrijfsvoering Onze Ministers en de colleges zijn verantwoordelijk voor de doelmatigheid, rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van het verwerven, het beheren en het afstoten van materieel

• Het uitvoeren van financieel beheer

  Wettelijke verplichting. Comptabiliteitswet 2016, artikel 3.3 Financieel beheer Onze Ministers en de colleges zijn verantwoordelijk voor de doelmatigheid, rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer.

• Het uitvoeren van begrotingsbeheer

  Wettelijke verplichting. Comptabiliteitswet 2016, artikel 3.3 Financieel beheer Onze Ministers en de colleges zijn verantwoordelijk voor de doelmatigheid, rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer.

• Het plannen van IT-capaciteit

  Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Urenregistratie biedt inzicht in de status, voortgang en rendement van projecten en is daarmee van belang voor een goede beheersing van lopende en toekomstige IT-projecten. Het doel van de urenregistratie kan niet op een andere wijze worden bereikt. Bij de urenregistratie worden alleen gewone persoonsgegevens verwerkt en geen bijzondere persoonsgegevens. Voor de betrokken werknemers is het risico gering. Het verwerkingsbelang voor Defensie is hoog. Geen . Urenregistratie biedt inzicht in de status, voortgang en rendement van projecten en is daarmee van belang voor een goede beheersing van lopende en toekomstige IT-projecten. Het doel van de urenregistratie kan niet op een andere wijze worden bereikt. Bij de urenregistratie worden alleen gewone persoonsgegevens verwerkt en geen bijzondere persoonsgegevens. Voor de betrokken werknemers is het risico gering. Het verwerkingsbelang voor Defensie is hoog. Geen overheidstaak.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Leveranciers/Crediteuren, Klanten/Debiteuren

• Gegevens: Contactgegevens crediteur/debiteur (vaak geen persoonsgegevens, bevat soms KVK-nummer) Adresgegevens crediteur/debiteur BTW-ID-nummer Gegevens betalingsverkeer (zoals land, BIC en IBAN) Contactgegevens contactpersoon Logging
• Verzameldoel: Het uitvoeren van financieel beheer
• Bewaartermijn: V 20 jaren. Selectielijst Ministerie van Defensie 2021, werkproces 1.5 beheersen van de organisatie. V 7 jaren. Selectielijst Ministerie van Defensie 2021, werkproces 9.5 Uitvoeren van intern beleid op het gebied van financiën. Financiële gegevens mogen pas gewist worden nadat de wettelijke bewaartermijn is verlopen. Dit betekent dat data uit het jaar T tenminste volledig bewaard blijft t/m het jaar T+7. V 2 jaar. Selectielijst Ministerie van Defensie, werkproces 9.3.2 Beheren van loggegevens.
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: Basisadministratie P&O
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Zo gegevens is geen betaling of ontvangst mogelijk

Gebruikers (Defensiemedewerkers, niet-werknemers)

• Gegevens: Werknemer-ID/Personeelsnummer Naam Functie/Arbeidsplaats Plaatsingsdata Afdeling Rang Titulatuur Status dienstverband Werklocatiegegevens Telefoon E-mail Geslacht Geboortedatum Logging
• Verzameldoel: Het ondersteunen van de logistieke processen en de planningsprocessen bij het voorbereiden van missies en oefeningen. Het uitvoeren van materieel beheer Het uitvoeren van financieel beheer Het uitvoeren van begrotingsbeheer
• Bewaartermijn: V 20 jaren. Selectielijst Ministerie van Defensie 2021, werkproces 1.5 beheersen van de organisatie. V 7 jaren. Selectielijst Ministerie van Defensie 2021, werkproces 9.5 Uitvoeren van intern beleid op het gebied van financiën. Financiële gegevens mogen pas gewist worden nadat de wettelijke bewaartermijn is verlopen. Dit betekent dat data uit het jaar T tenminste volledig bewaard blijft t/m het jaar T+7. V 2 jaar. Selectielijst Ministerie van Defensie, werkproces 9.3.2 Beheren van loggegevens.
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: basisadministratie P&O
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Geen verstrekking bruikleen

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken
  • Gegevens over gezondheid

Medewerkers DMO/JIVC

• Gegevens: Werknemer-ID/V-account Voorletters Voornaam/roepnaam Achternaam/geboortenaam Opgemaakte naam Datum indiensttreding Datum uit-dienst Formatieplaats Organisatie eenheid Aanhef Titels
• Verzameldoel: Het plannen van IT-capaciteit
• Bewaartermijn: V 20 jaren. Selectielijst Ministerie van Defensie 2021, werkproces 1.5 beheersen van de organisatie. V 7 jaren. Selectielijst Ministerie van Defensie 2021, werkproces 9.5 Uitvoeren van intern beleid op het gebied van financiën. Financiële gegevens mogen pas gewist worden nadat de wettelijke bewaartermijn is verlopen. Dit betekent dat data uit het jaar T tenminste volledig bewaard blijft t/m het jaar T+7. V 2 jaar. Selectielijst Ministerie van Defensie, werkproces 9.3.2 Beheren van loggegevens.
• Bron: Betrokkene en externe bron, namelijk: basisadministratie P&O
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Medewerker wordt niet ingepland

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Centraal Bureau Gegevensbeheer Matlog
• Gebruikersgroepen binnen ERP M&F
• Beheerorganisatie DMO/JIVC
• Huisbankier Rijksoverheid
• Auditdienst Rijk (ADR)
• Belastingdienst
• ERP leverancier
• Leveranciers

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.