Ondersteunen buitenlandse dienstreizen

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Ondersteunen buitenlandse dienstreizen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Het kunnen boeken van een buitenlandse dienstreis door PBL-medewerkers

  Toestemming betrokkene

• Het tijdelijk bewaren van reisdocumenten voor de praktische uitvoering en administratieve afhandeling

  Gerechtvaardigd belang. Betrokkenen vinden het fijn dat secretariaat hen zo snel kan helpen. Gegevens zijn nodig om declaraties administratief af te handelen.

• beheren reisgegevens in de werkagenda van de betrokkene.

  Toestemming betrokkene

• kunnen meelezen van PBL-medewerkers met de reisafspraken in de werkagenda.

  Gerechtvaardigd belang. De belangenafweging bij het intern PBL kunnen ‘meelezen’ van elkaars werkagenda’s is dat hierdoor in algemene zin beter bekend is waar PBL-ers zijn en wat ze aan het doen zijn, zodat het eenvoudiger is om bijeenkomsten en overleggen te plannen, waarbij het nog steeds mogelijk is om vertrouwelijke agenda-items te maken waarvan de inhoud niet zichtbaar is.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerker PBL

• Gegevens: Naam, voornaam paspoort, achternaam paspoort, geboortedatum, visumaanvragen, reisgegevens (datum, locatie, vlucht, verblijfplaatsen, hotelgegevens), doel verblijf, factuur- en betalingsgegevens
• Verzameldoel: Boeken en declareren buitenlandse dienstreis namens de betrokkene
• Bewaartermijn: Papieren uitdraaien: totdat de reis voorbij is én alle declaraties zijn afgehandeld. Digitale bestanden: tot einde dienstverband medewerker.
• Bron: Betrokkene (via TEM-3W): Naam, voornaam paspoort, achternaam paspoort, geboortedatum Betrokkene (bij zelf regelen dienstreis) of PBL (als secretaresse dienstreis regelt): visumaanvragen, reisgegevens (datum, locatie, vlucht, verblijfplaatsen, hotelgegevens), doel verblijf, factuur- en betalingsgegevens
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Familieleden medewerker PBL

• Gegevens: WID-gegevens: achternaam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, woonplaats, adres, nationaliteit
• Verzameldoel: Visumaanvraag buitenlandse dienstreis
• Bewaartermijn: Deze gegevens worden niet bij PBL opgeslagen, alleen in de systemen van de visumverstrekkers die ernaar vragen.
• Bron: Medewerker PBL (vult samen met secretaresse in)
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Anders kan visumaanvraag niet ingediend worden.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Secretariaatsmedewerker PBL die de boekingen uitvoert en de administratie afhandelt.
• Boekingsorganisaties waarbij de boekingen worden gedaan.
• Visumverstrekkers

Doorgifte buiten EU

Er is sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie. Deze landen en/of internationale organisaties worden hieronder omschreven.

• visumverstrekkers en reisorganisaties buiten de EER bij reizen naar locaties buiten de EER.

De gegevens worden uitsluitend doorgegeven aan landen (of een of meerdere delen daarvan) buiten de EU, of internationale organisaties waarvan de Commissie heeft besloten dat zij een passend beschermingsniveau waarborgen. De waarborgen worden hieronder omschreven.

• Het gaat om het kunnen uitvoeren van reis- en verblijfovereenkomsten in het land van bestemming. Zonder de minimaal benodigde persoonsgegevens hiervoor kan de reis door betrokkene niet uitgevoerd worden.