Opleidingsadministratie

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Opleidingsadministratie in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• Voeren opleidingsadministratie voor leerlingen, deelnemers en studenten.

  Wettelijke verplichting. Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderwijs (WHW) Wet Educatie Beroepsonderwijs (WEB) Wet Ambtenaren Defensie (WAD), Algemeen Militair Ambtenaren Reglement en Burgerlijk Ambtenaren Reglement Defensie Wet Register Onderwijsdeelnemers (WRO)

• Subdoel: Het –na akkoord- automatisch koppelen van een leerling aan een sessie van de cursus of opleiding.

  Gerechtvaardigd belang verantwoordelijke: Leerlingen worden na akkoord directe chef automatisch aan de betreffende sessie gekoppeld. Er is daarmee geen sprake van automatische besluitvorming, het systeem voert enkel de koppeling die door menselijke tussenkomst is bevestigd, uit. Het recht op de bescherming van persoonlijke gegevens van de betrokken leerling weegt niet op tegen de belangen van de Defensieorganisatie om effectief en efficiënt opleidingen te kunnen roosteren.. Leerlingen worden na akkoord directe chef automatisch aan de betreffende sessie gekoppeld. Er is daarmee geen sprake van automatische besluitvorming, het systeem voert enkel de koppeling die door menselijke tussenkomst is bevestigd, uit. Het recht op de bescherming van persoonlijke gegevens van de betrokken leerling weegt niet op tegen de belangen van de Defensieorganisatie om effectief en efficiënt opleidingen te kunnen roosteren.

• Subdoel: Het aanvragen (stellen van de individuele behoefte) door de leerling van een cursus of opleiding.

  Wettelijke verplichting. Art. 12 c WAD Art. 16bis AMAR Artt. 19-21 BARD

• Subdoel: Het beoordelen door de directe chef respectievelijk het bevoegd gezag (inclusief af-/goedkeuren) van de inschrijving.

  Wettelijke verplichting. Art. 12 c WAD Artt. 13, 14, 15 AMAR Artt. 19-21 BARD

• Subdoel: Het inschrijven door de leerling op de gewenste sessie.

  Wettelijke verplichting. Art. 12 c WAD Art. 54b AMAR

• Subdoel: Het beoordelen door de directe chef (inclusief af-/goed keuren) van de inschrijving op de sessie.

  Wettelijke verplichting. Art. 12 c WAD Artt. 13, 14, 15 AMAR Artt. 19-21 BARD

• Subdoel: Het registreren door de instructeur van de voortgang (dossierberichten, uitval, (tussentijds) resultaat) van een leerling met betrekking tot de sessie van een lopende opleiding.

  Wettelijke verplichting. Art. 5.12, sub e en sub g WHW Art. 7.1.3., 1e lid WEB

• Subdoel: Het vastleggen door/namens directe chef van eerder behaalde kwalificaties (evt. buiten Defensie) bij een medewerker en indien noodzakelijk doorgifte van deze informatie aan de Dienst Uitvoering Onderwijs.

  Wettelijke verplichting. Art. 5, 1e lid, sub d, onder 1 AMAR Art. 4, 1e lid jo. art. 12 in combinatie met art. 30 WRO

• Subdoel: Het registreren door de O&T Begeleider van notities/ afspraken /label in het kader van de begeleiding.

  Wettelijke verplichting. Art. 7.2.4 WEB

• Subdoel: Het inplannen door de kwaliteitszorgmedewerker/ planner van een evaluatie (niveau 1 en/of 3) voor leerlingen op een sessie.

  Wettelijke verplichting. Art. 1.3.6, 1e lid WEB

• Subdoel: Het opvragen door de “rapporteur” van gegevens uit de opleidingsadministratie ter verantwoording en/of sturing van (delen van) de O&iT Keten.

  Wettelijke verplichting. Art. 5.12, sub e en sub g WHW Art. 1.3.6, 1e lid WEB

• Subdoel: Het inrichten en beheren van opleidingstrajecten, het koppelen van gekwalificeerde instructeurs voor het geven van de sessies en loggen van werkzaamheden.

  Wettelijke verplichting. Art. 5.12, sub e en sub g WHW Art. 7.1.3., 1e lid WEB

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Interne leerling (Defensiemedewerker)

• Gegevens: Voor- en achternaam, rang/schaal, werknemer-ID, adres, woonplaats, functietitel, type aanstelling, pasfoto, gegevens ten aanzien van huidige plaatsing, geboortedatum- en plaats. Voor het vaststellen van de opleidingsbehoefte: huidige functie (kwalificaties tot op arbeidsplaats), functioneren, competenties, mogelijk toekomstige functie
• Verzameldoel: Voeren opleidingsadministratie voor leerlingen, deelnemers en studenten.
• Bewaartermijn: Conform Selectielijst Defensie 2021: Werkproces 9.1.3.1 Beheren van personeelsdossiers: V 100 na geboortejaar, Diploma’s van civiele en militaire opleidingen (verwerking 6, 7) V 7 jaar na aanvang van de faciliteit- of opleiding, Studiefaciliteiten en dienstopleidingen (verwerking 1, 5, 6)
• Bron: Externe bron, namelijk: P&O-basisadministratie
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Geen opleiding mogelijk.

Externe leerling (niet-Defensie medewerker)

• Gegevens: Voor- en achternaam, adres en woonplaats, functietitel, organisatie, pasfoto, burgerservicenummer
• Verzameldoel: Voeren opleidingsadministratie voor leerlingen, deelnemers en studenten.
• Bewaartermijn: Conform Selectielijst Defensie 2021: Werkproces 9.1.3.2 Beheren van personeelsdossiers niet-werknemers (verwerking 1, 5, 6, 9, 11, 12): V 7 jaar na beëindiging van de laatste cursus/studie
• Bron: Externe bron, namelijk: Werkgever betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Alle leerlingen

• Gegevens: Leerling op sessie van een opleiding/ cursus, Voortgang leerling (vastgelegd in ‘O&T element’), Kwalificatie van de leerling, Dossierbericht, Notitie voor leerling, Label voor leerling, Onderwijsvrije periode leerling, Competentieontwikkeling leerling op O&T element, Resultaat
• Verzameldoel: Voeren opleidingsadministratie voor leerlingen, deelnemers en studenten.
• Bewaartermijn: Conform Selectielijst Defensie 2021: Werkproces 9.1.3.1 Beheren van personeelsdossiers Defensiemdw: V 100 na geboortejaar, Diploma’s van civiele en militaire opleidingen (verwerking 6, 7) V 7 jaar na aanvang van de faciliteit- of opleiding, Studiefaciliteiten en dienstopleidingen (verwerking 1, 5, 6) Conform Selectielijst Defensie 2021: Werkproces 9.1.3.2 Beheren van personeelsdossiers niet-werknemers (verwerking 1, 5, 6, 9, 11, 12): V 7 jaar na beëindiging van de laatste cursus/studie
• Bron: P&O-basisadministratie
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Geen opleiding mogelijk

Externe medewerker in rol van instructeur

• Gegevens: Voor- en achternaam, adres en woonplaats, functietitel, organisatie, pasfoto, burgerservicenummer
• Verzameldoel: Voeren opleidingsadministratie voor leerlingen, deelnemers en studenten.
• Bewaartermijn: Conform Selectielijst Defensie 2021: Werkproces 9.1.3.2 Beheren van personeelsdossiers niet-werknemers (verwerking 1, 5, 6, 9, 11, 12): V 7 jaar na beëindiging van de laatste cursus/studie
• Bron: Externe bron, namelijk: Werkgever betrokkene
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

Medewerker opleidingsketen Defensie

• Gegevens: Voor- en achternaam, rang, u-accountnummer, rol/functie
• Verzameldoel: Voeren opleidingsadministratie voor leerlingen, deelnemers en studenten.
• Bewaartermijn: Conform Selectielijst Defensie 2021: Werkproces 9.1.3.1 Beheren van personeelsdossiers: V 100 na geboortejaar, Diploma’s van civiele en militaire opleidingen (verwerking 6, 7) V 7 jaar na aanvang van de faciliteit- of opleiding, Studiefaciliteiten en dienstopleidingen (verwerking 1, 5, 6)
• Bron: Externe bron, namelijk: P&O-basisadministratie
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Geen opleiding mogelijk

Directe chef

• Gegevens: Voor- en achternaam, rang, u-accountnummer
• Verzameldoel: Subdoel: Het beoordelen door de directe chef respectievelijk het bevoegd gezag (inclusief af-/goedkeuren) van de inschrijving.
• Bewaartermijn: Conform Selectielijst Defensie 2021: Werkproces 9.1.3.1 Beheren van personeelsdossiers: V 100 na geboortejaar, Diploma’s van civiele en militaire opleidingen (verwerking 6, 7) V 7 jaar na aanvang van de faciliteit- of opleiding, Studiefaciliteiten en dienstopleidingen (verwerking 1, 5, 6)
• Bron: Externe bron, namelijk: P&O-basisadministratie
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Geen opleiding mogelijk.

Bevoegd gezag

• Gegevens: Voor- en achternaam, rang, u-accountnummer
• Verzameldoel: Subdoel: Het beoordelen door de directe chef respectievelijk het bevoegd gezag (inclusief af-/goedkeuren) van de inschrijving.
• Bewaartermijn: Conform Selectielijst Defensie 2021: Werkproces 9.1.3.1 Beheren van personeelsdossiers: V 100 na geboortejaar, Diploma’s van civiele en militaire opleidingen (verwerking 6, 7) V 7 jaar na aanvang van de faciliteit- of opleiding, Studiefaciliteiten en dienstopleidingen (verwerking 1, 5, 6)
• Bron: Externe bron, namelijk: P&O-basisadministratie.
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Geen opleiding mogelijk.

Alle betrokkenen van deze verwerking

• Gegevens: Logging Autorisatie
• Verzameldoel: Voeren opleidingsadministratie voor leerlingen, deelnemers en studenten.
• Bewaartermijn: Conform Selectielijst Defensie 2021: Werkproces 9.3.2 Het beheren van loggegevens (alle verwerkingen) V1 dag voor transactielog waarvan is vastgesteld dat de juiste en volledige verwerking van de transactie heeft plaatsgevonden of totdat de mogelijkheid om een roll back uit te voeren is verstreken. V 1 week voor technische log waarvan is vastgesteld dat er zich geen verstoring in het systeem heeft voorgedaan V 2 jaar na einde procedure voor logging die van belang is voor auditing en onderzoek
• Bron: Externe bron, namelijk: P&O-basisadministratie, identity & accesssmanagement
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: Geen opleiding mogelijk.

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• DMO/JIVC (Beheerorganisatie)
• Opleidings- en Trainingscentra Defensie
• Externe instructeur
• Leerling
• Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
• Extern opleidingsinstituut

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.