Organiseren evenementen

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Organiseren evenementen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doel:

Organiseren evenementen door PBL. Het specifieke doel van een evenement kan per evenement verschillen, net als de doelgroep(en). De doeleinden om de persoonsgegevens te verwerken zijn: • het kunnen laten deelnemen van personen aan het evenement; • het veilig verstrekken van eten/drinken aan deelnemers van het evenement; • het bewaren van visuele herinneringen aan het evenement en/of het publiceren over het evenement, intern dan wel extern.
De rechtsgrond voor het verwerken van de meeste gegevens is het gerechtvaardigd belang van PBL om de personen in kwestie te kunnen laten deelnemen aan de bijeenkomst. Voor sommige gegevens is de rechtsgrond het vrijwillig verstrekken van de gegevens of het geven van uitdrukkelijke toestemming door de betrokkenen. Dit geldt met name voor dieet- en allergiegegevens en voor het gebruiken van foto’s van deelnemers aan besloten bijeenkomsten voor externe doeleinden.

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

In- en/of Externe Genodigden

  • Gegevens: Voornaam, achternaam, tussenvoegsels, (functie) bedrijfs- of privé mailadres, (zakelijk) telefoonnummer
  • Verzameldoel: uitnodigen voor een evenement
  • Bewaartermijn: onbepaald; van externe genodigden, zolang hun gegevens actueel zijn in de PBL-werkcontext. van ex-medewerkers alleen met hun toestemming totdat ze dit intrekken.
  • Bron: PBL zelf, eigen PBL netwerk, openbare bronnen
  • Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

In- en/of Externe Deelnemers

  • Gegevens: a. Voornaam, achternaam, tussenvoegsels, (functie), bedrijfs- of privé mailadres, (zakelijke) telefoonnummer b. Gezondheidsgegevens (allergie, dieet, enz.) c. Foto- en/of filmopname(n)
  • Verzameldoel: a. identificeren deelnemers, bewaren voor toekomstig contact (uitnodigen nieuw evenement, etc.) b. veilig eten/drinken serveren c. herinnering, interne kennisgeving en (openbare) verslaglegging/publicatie over evenement
  • Bewaartermijn: a) en b): net zolang er foto- en filmbeelden van het evenement bewaard worden vanwege uitoefenen rechten betrokkenen. Als er geen beelden van het evenement (meer) zijn, dan worden de gegevens na uiterlijk 3 maanden vernietigd. c) voor intern gebruik als herinnering: onbepaald tot verzoek verwijdering door betrokkene mits redelijk uitvoerbaar; bij externe publicatie: onbepaald, PBL heeft daar na publicatie geen invloed meer op.
  • Bron: Betrokkene zelf: a) en b) PBL en/of betrokkene: c)
  • Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
    Gevolgen bij het niet aanleveren: a) niet kunnen deelnemen aan evenement b) en c) zijn niet verplicht
  • Bijzondere persoonsgegevens

    • Gegevens over gezondheid

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

  • Publiek, persorganisaties, internet platformen - Openbare evenementen: namen en soms functie van sommige deelnemers, foto’s en/of filmopname van het evenement.
  • PBL-organisatoren evenement

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.

 

Verantwoordelijke

De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens deze de directeur van Planbureau voor de Leefomgeving

Referentie

Verwerkingsnummer: M7241
Type: Secundair