Personeelsinformatie buiten P-Direkt

Hier vindt u een beschrijving van gegevensverwerking Personeelsinformatie buiten P-Direkt in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), met als doelen:

• (a) HRM-mapje per medewerker De informatie in het mapje per medewerker is bedoeld voor HRM om efficiënter te kunnen werken. Tijdelijke informatie die niet in P-Direkt hoeft kan zo tijdens een proces worden gedeeld tussen de HRM-medewerkers. Informatie die op basis van de afspraken in het P-Dossier thuishoort, zet HRM in P-Direkt.

  Gerechtvaardigd belang. efficiënte verwerking van noodzakelijke HRM-informatie intern PBL.

• (b) Gezondheidsinformatie bij Ziekte en re-integratie Voldoen aan wet en regelgeving (wettelijke administratieplicht, WIA en Wet verbetering poortwachter). Faciliteren werkbare werkplek en –omgeving voor de zieke werknemer, re-integratie voor de werknemer mogelijk maken.

  Gerechtvaardigd belang. Noodzakelijke gegevens om te kunnen voldoen aan wet en regelgeving (wettelijke administratieplicht, WIA en Wet verbetering poortwachter).

• (c) HRM-analytics Kunnen besturen van de organisatie door het PBL-management. De overzichten op persoonsniveau zijn nodig voor HRM om de trendrapportages te kunnen samenstellen en eventuele vragen hierover van het management te kunnen beantwoorden. HRM gebruikt informatie op persoonsniveau ook als vergelijking bij functienamen, inschaling etc.

  Gerechtvaardigd belang. Zonder de overzichten op persoonsniveau kunnen er geen (trend)rapportages op organisatieniveau gemaakt worden, die het PBL-management nodig heeft voor de besturing van de organisatie.

• (d) 100-dagengesprek / exitgesprek Om jaarlijks te bekijken of er een rode draad/trend bestaat op o.a. hoe het gaat en waar men tegenaan loopt. Hiervoor worden de antwoorden geanonimiseerd. Het gevolg van anonimiseren is dat de gegevens van het exitgesprek niet gekoppeld kunnen worden aan het 100-dagengesprek.

  Gerechtvaardigd belang. De gesprekken zijn individueel. De gegevens van het gesprek worden anoniem verwerkt, dus er zijn in de vastlegging géén persoonsgegevens meer aanwezig.

• (e) Profielfoto medewerker intern PBL Publicatie profielfoto op Pebbles: herkenbaarheid tussen collega’s.

  Gerechtvaardigd belang. Onderlinge herkenbaarheid van medewerkers intern PBL

• (e) Profielfoto medewerker op externe website Publicatie profielfoto op www.pbl.nl: om een beeld te schetsen van de mensen van PBL.

  Toestemming betrokkene

Betrokkene en gegevens

Van wie worden welke gegevens verwerkt en wat is het doel hiervan.

Medewerkers PBL

• Gegevens: a1) Informatie toegekende autorisaties en faciliteiten (oa. ICT-voorzieningen) a2) Tijdelijke personeelsdocumenten
• Verzameldoel: a1) Faciliteren werkomgeving en uitvoering taken a2) Efficiënte gezamenlijke afhandeling door HRM van lopende zaken
• Bewaartermijn: Informatie toegekende autorisaties en faciliteiten: Tot max. 6 maanden na einde dienstverband medewerker (ter controle op intrekken autorisaties en faciliteiten, halfjaarlijkse opschoonactie) Tijdelijke informatie HRM-processen: Onbepaald, een deel wordt verwijderd zodra van een afgerond proces het resultaat in P-Direkt wordt geregistreerd. Van de overige informatie in het mapje per medewerker beoordeelt HRM 1x per jaar wat verwijderd kan worden en wat bewaard blijft.
• Bron: a1) PBL a2) PBL of betrokkene (afhankelijk van welke informatie)
• Betrokkenen waren niet verplicht deze gegevens aan te leveren.

• Gegevens: b) Gezondheidsgegevens (Spreekuurberichten bedrijfsarts, percentagebetermeldingen, plan van aanpak en bijstellingen daarvan, eerstejaarsevaluatie etc., kortom alle poortwachterdocumenten) c) Afhankelijk waarover management gerapporteerd wil worden, o.a. salarissen, type dienstverband, in- en uitstroom, vlootschouw, arbo-voorzieningen,…) d) nvt:anonieme verwerking e) Profielfoto
• Verzameldoel: b) Voldoen aan wet en regelgeving; Faciliteren werkomgeving en re-integratie c) Besturen PBL-organisatie e) medewerkers PBL gezicht geven (extern), herkenbaarheid collega's (intern)
• Bewaartermijn: Gezondheidsgegevens: Tot 4 weken na herstelmelding. HRM-overzichten per onderwerp: max. 7 jaar (mét persoonsgegevens) idem zónder persoonsgegevens: onbepaald. Profielfoto medewerker: Tot einde dienstverband of intrekken toestemming medewerker.
• Bron: Gezondheidsgegevens: betrokkene en/of arbo-arts / arbodienst. HRM-overzichten per onderwerp: PBL Profielfoto medewerker: PBL (fotograaf op PBL locatie)
• Betrokkenen waren verplicht deze gegevens aan te leveren.
  Gevolgen bij het niet aanleveren: gezondheidsgegevens: anders arbeidsrechtelijke consequenties

• Bijzondere persoonsgegevens

  • Gegevens over gezondheid

Automatische besluitvorming

Er is geen sprake van besluitvorming over persoonsgegevens op basis van automatisch verwerkte gegevens.

Ontvangers

Gegevens worden verstrekt aan onderstaande 'ontvangers'.

• Gezondheidsgegevens: Arbodienst / bedrijfsarts
• HRM-mapje met documenten: De HRM-medewerkers van PBL en het hoofd bedrijfsvoering.
• HRM-overzichten: volledige PBL-managementteam
• Gezondheidsgegevens: eigen leidinggevende (= sectorhoofd en plaatsvervanger) Wat in P-dossier moet worden opgenomen delen ze met HRM-medewerkers PBL.
• Profielfoto intern: alle PBL-medewerkers kunnen de foto zien, en ook opslaan en hergebruiken
• Profielfoto extern: iedereen met Internettoegang kan de foto zien, maar ook opslaan en hergebruiken.

Doorgifte buiten EU

Er is geen sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan één of meer landen buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie.